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jueves, 11 de noviembre de 2010
TEMA LIBRE PARA MIS AMIGOS CONTADORES
El informe de Primera Página
¡Desde ya retención en la fuente a intereses de créditos del exterior!: es una decisión de Conpes
No se requiere de reforma legal para eliminar la exención del impuesto de renta sobre el pago de intereses de créditos contratados con entidades del exterior. Basta con un simple decreto del Conpes para acabar con tal exención. El Gobierno modificará hoy el decreto 2105 de 1996, en el que el Conpes había dispuesto qué actividades podían acudir a préstamos externos sin que sus intereses tuviesen que pagar retención. Sólo quedará la exención para actividades de comercio exterior, en especial.
Por Héctor Hernández M.
Primera Página-Agencia de Noticias-
Bogotá.- El Gobierno nacional, con la bendición del Consejo Nacional de Política Económica y social (Conpes), eliminará hoy la exención que hay sobre el pago de intereses de los créditos contratados en el exterior por empresas que desarrollen actividades diferentes a las de comercio exterior.
La exención también sobrevivirá para los créditos externos obtenidos por los establecimientos de crédito colombianos, los de corto plazo, originados en sobregiros o descubiertos bancarios.
Dentro del mercado había la duda de que la eliminación de la exención tributaria se pudiese hacer mediante decreto. Buen aparte de los especialistas del mercado creía que se requería de llevar una reforma al Congreso.
Pero no es así: el Estatuto Tributario Colombiano le entregó al Conpes la potestad de definir qué actividades que acudiesen al crédito externo podían beneficiarse de la exención del pago del impuesto de renta (se recoge a través de la retención en la fuente, que es una forma de anticipar el imporrenta) sobre los intereses que cancelasen.
El Conpes, atendiendo la facultad otorgada por el Estatuto Tributario en noviembre de 1996 definió las actividades beneficiarias de la retención y expidió el decreto 2105.
Ahora el mismo Conpes se dispone a modificar el mencionado decreto para encarecer un poco el endeudamiento externo. La retención que ya no será exenta es de alrededor del 7%. Los especialistas creen que el costo de los intereses, con la nueva medida, se elevaría cerca de unos 50 puntos base.
LO QUE DICE EL ESTATUTO TRIBUTARIO
En el artículo 25 del Estatuto Tributario, se indica que “no generan renta de fuente dentro del país: a) Los siguientes créditos obtenidos en el exterior, los cuales tampoco se entienden poseídos en Colombia: 5) Los créditos que obtengan en el exterior las empresas nacionales, extranjeras o mixtas establecidas en el país, y los patrimonios autónomos administrados por sociedades fiduciaria establecidas en el país, cuyas actividades se consideren de interés para el desarrollo económico y social del país, de acuerdo con las políticas adoptadas por el Consejo Nacional de Política Económica y Social, Conpes”.
Y el literal c) del mismo artículo 25, prescribe que “las rentas por arrendamiento originadas en contratos de leasing que se celebren directamente o a través de compañías de leasing, con empresas extranjeras sin domicilio en Colombia, para financiar inversiones en maquinaria y equipo vinculados a procesos de exportación o a actividades que se consideren de interés para el desarrollo económico y social del país de acuerdo con la política adoptada por el Consejo Nacional de Política Económica y Social, Conpes”.
EL DECRETO DEL CONPES
En noviembre de 1996, en el Gobierno del presidente Ernesto Samper, expidió el decreto 2105, un decreto del Conpes, que llevó la firma del ministro de Hacienda y del jefe de Planeación Nacional.
Con ese decreto el Conpes reglamentó lo pertinente a qué actividades se podían beneficiar de la exención al impuesto de renta en caso de pagar intereses por créditos en el exterior.
En su primer artículo, el decreto dispuso que “considérase como actividades de interés para el desarrollo económico y social del país, todas las actividades pertenecientes a los sectores primario, manufacturero y de prestación de servicios, siendo entendido que dentro del sector de servicios quedan incluidas actividades tales como las de transporte, ingeniería, hotelería, turismo y salud, y las actividades de comercio y construcción de vivienda”.
Y en el segundo se definió: “constituyen igualmente actividades de interés para el desarrollo económico y social del país”:
a) Las relacionadas con las inversiones colombianas en el exterior debidamente autorizadas por el Departamento Nacional de Planeación;
b) Las de inversión que sean realizadas por empresas nacionales, extranjeras o mixtas con residencia o domicilio en Colombia, consistentes en la compra de acciones o partes de interés dentro de procesos de privatización o en capitalización de empresas privatizadas que se realicen durante los dos años siguientes a la fecha de la privatización.
El decreto 2105 de 1996 será modificado por el Gobierno, a través del Conpes, para eliminar la exención a buena parte de las actividades económicas.
LA MEDIDA ANUNCIADA EL VIERNES
El viernes pasado, como lo registró oportunamente Primera Página, se resumió así la abolición de la exención ya comentada así:
Se elimina la exención del impuesto de renta al pago de intereses de créditos contratados con entidades del exterior, con excepción de aquellos obtenidos por los establecimientos de crédito colombianos, los de corto plazo, originados en sobregiros o descubiertos bancarios, y aquellos destinados a la actividad de comercio exterior. El recaudo se realizará a través de la retención en la fuente.
Esto iguala las condiciones tributarias en las que se realizan las operaciones de crédito internas y externas y desincentiva las operaciones de endeudamiento externo, aliviando presiones en el mercado cambiario.
Se modificará el Decreto 2105 de 1996 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, con el objeto de limitar las actividades consideradas de interés para el desarrollo económico y social del país, cuyo endeudamiento se excluye actualmente de las fuentes generadoras de renta.
La modificación permitirá que dicha exclusión se aplique sólo al endeudamiento destinado a las actividades de comercio exterior.
Con ello se encarece, por la vía de la retención en la fuente, el endeudamiento externo.
Germán García Acosta
Mesa Corporativa Cali
Calle 22 Norte No. 6AN – 24 Ofc 202.
Cali - Colombia
Teléfono: (57 - 2) 685 6300 Ext: 108
Móvil: 320 671 1635
Fax: (57 - 2) 6829090
Email: ggarcia@correval.com
¡Desde ya retención en la fuente a intereses de créditos del exterior!: es una decisión de Conpes
No se requiere de reforma legal para eliminar la exención del impuesto de renta sobre el pago de intereses de créditos contratados con entidades del exterior. Basta con un simple decreto del Conpes para acabar con tal exención. El Gobierno modificará hoy el decreto 2105 de 1996, en el que el Conpes había dispuesto qué actividades podían acudir a préstamos externos sin que sus intereses tuviesen que pagar retención. Sólo quedará la exención para actividades de comercio exterior, en especial.
Por Héctor Hernández M.
Primera Página-Agencia de Noticias-
Bogotá.- El Gobierno nacional, con la bendición del Consejo Nacional de Política Económica y social (Conpes), eliminará hoy la exención que hay sobre el pago de intereses de los créditos contratados en el exterior por empresas que desarrollen actividades diferentes a las de comercio exterior.
La exención también sobrevivirá para los créditos externos obtenidos por los establecimientos de crédito colombianos, los de corto plazo, originados en sobregiros o descubiertos bancarios.
Dentro del mercado había la duda de que la eliminación de la exención tributaria se pudiese hacer mediante decreto. Buen aparte de los especialistas del mercado creía que se requería de llevar una reforma al Congreso.
Pero no es así: el Estatuto Tributario Colombiano le entregó al Conpes la potestad de definir qué actividades que acudiesen al crédito externo podían beneficiarse de la exención del pago del impuesto de renta (se recoge a través de la retención en la fuente, que es una forma de anticipar el imporrenta) sobre los intereses que cancelasen.
El Conpes, atendiendo la facultad otorgada por el Estatuto Tributario en noviembre de 1996 definió las actividades beneficiarias de la retención y expidió el decreto 2105.
Ahora el mismo Conpes se dispone a modificar el mencionado decreto para encarecer un poco el endeudamiento externo. La retención que ya no será exenta es de alrededor del 7%. Los especialistas creen que el costo de los intereses, con la nueva medida, se elevaría cerca de unos 50 puntos base.
LO QUE DICE EL ESTATUTO TRIBUTARIO
En el artículo 25 del Estatuto Tributario, se indica que “no generan renta de fuente dentro del país: a) Los siguientes créditos obtenidos en el exterior, los cuales tampoco se entienden poseídos en Colombia: 5) Los créditos que obtengan en el exterior las empresas nacionales, extranjeras o mixtas establecidas en el país, y los patrimonios autónomos administrados por sociedades fiduciaria establecidas en el país, cuyas actividades se consideren de interés para el desarrollo económico y social del país, de acuerdo con las políticas adoptadas por el Consejo Nacional de Política Económica y Social, Conpes”.
Y el literal c) del mismo artículo 25, prescribe que “las rentas por arrendamiento originadas en contratos de leasing que se celebren directamente o a través de compañías de leasing, con empresas extranjeras sin domicilio en Colombia, para financiar inversiones en maquinaria y equipo vinculados a procesos de exportación o a actividades que se consideren de interés para el desarrollo económico y social del país de acuerdo con la política adoptada por el Consejo Nacional de Política Económica y Social, Conpes”.
EL DECRETO DEL CONPES
En noviembre de 1996, en el Gobierno del presidente Ernesto Samper, expidió el decreto 2105, un decreto del Conpes, que llevó la firma del ministro de Hacienda y del jefe de Planeación Nacional.
Con ese decreto el Conpes reglamentó lo pertinente a qué actividades se podían beneficiar de la exención al impuesto de renta en caso de pagar intereses por créditos en el exterior.
En su primer artículo, el decreto dispuso que “considérase como actividades de interés para el desarrollo económico y social del país, todas las actividades pertenecientes a los sectores primario, manufacturero y de prestación de servicios, siendo entendido que dentro del sector de servicios quedan incluidas actividades tales como las de transporte, ingeniería, hotelería, turismo y salud, y las actividades de comercio y construcción de vivienda”.
Y en el segundo se definió: “constituyen igualmente actividades de interés para el desarrollo económico y social del país”:
a) Las relacionadas con las inversiones colombianas en el exterior debidamente autorizadas por el Departamento Nacional de Planeación;
b) Las de inversión que sean realizadas por empresas nacionales, extranjeras o mixtas con residencia o domicilio en Colombia, consistentes en la compra de acciones o partes de interés dentro de procesos de privatización o en capitalización de empresas privatizadas que se realicen durante los dos años siguientes a la fecha de la privatización.
El decreto 2105 de 1996 será modificado por el Gobierno, a través del Conpes, para eliminar la exención a buena parte de las actividades económicas.
LA MEDIDA ANUNCIADA EL VIERNES
El viernes pasado, como lo registró oportunamente Primera Página, se resumió así la abolición de la exención ya comentada así:
Se elimina la exención del impuesto de renta al pago de intereses de créditos contratados con entidades del exterior, con excepción de aquellos obtenidos por los establecimientos de crédito colombianos, los de corto plazo, originados en sobregiros o descubiertos bancarios, y aquellos destinados a la actividad de comercio exterior. El recaudo se realizará a través de la retención en la fuente.
Esto iguala las condiciones tributarias en las que se realizan las operaciones de crédito internas y externas y desincentiva las operaciones de endeudamiento externo, aliviando presiones en el mercado cambiario.
Se modificará el Decreto 2105 de 1996 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, con el objeto de limitar las actividades consideradas de interés para el desarrollo económico y social del país, cuyo endeudamiento se excluye actualmente de las fuentes generadoras de renta.
La modificación permitirá que dicha exclusión se aplique sólo al endeudamiento destinado a las actividades de comercio exterior.
Con ello se encarece, por la vía de la retención en la fuente, el endeudamiento externo.
Germán García Acosta
Mesa Corporativa Cali
Calle 22 Norte No. 6AN – 24 Ofc 202.
Cali - Colombia
Teléfono: (57 - 2) 685 6300 Ext: 108
Móvil: 320 671 1635
Fax: (57 - 2) 6829090
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XIV CLASE DE SISTEMAS DEL 04 DE NOVIEMBRE DE 2010
HOY FUE EL TERCER PARCIAL DE SISTEMASII, Y COMO SIEMPRE EL PROFESOR INSPIRADO EN EL PARCIAL, BASTANTE EXTENSITO, PERO DE TODO UN POQUITO. HASTA AHORA GRACIAS A DIOS ME HA IDO MUY BIEN. JEJEJEJE
XII CLASE DEL 28 DE OCTUBRE DE 2010
ESTUVIMOS MIRANDO LOS TALLERES QUE SE HA DEJADO PARA PRECTICAR, Y RESOLVEMOS DUDAS ACERCA DE LOS TEMAS VISTOS Y FORMULAS QUE NO HAYAMOS PODIDO REALIZAR. ADICIONALMENTE EL PROFESOR NOS DEJO QUE TRAJERAMOS UN ATRABAJO CON UNA BASE DE DATOS NUESTRA, Y EN ELLA APLICARAMOS TODO LO APRENDIDO EN CLASES.
XII CLASE SE SISTEMAS DEL 21 DE OCTUBRE DE 2010
EN ESTA CLASE VIMOS,LA PRACTICA DE LOS TEMAS SOBRE TABLAS DE EXCEL, COMO HACER LOS FILTROS AUTOMATICOS Y AVANZADOS, PARA QUE DE UNA BASE DE DATOS EXTENSA PODAMOS TOMAR SOLO LOQUE NOS SIRVA, ME GUSTO LA PARTE DE TRABAJAR CON CONDICIONALES QUE ESTA HACE PARTE DE LOS FILTROS AVANZADOS, CON ELLOS TRABAJAS HASTA DOS O TRES OPCIONES PARA UNA BASE DE DATOS AL MOMENTO SE SAC AR UNA INFORMACION DETERMINADA. LA PARTE DE FORMULAS,LA CUAL HAY QUE AFIANZAR UN POCOS MAS ES MUCHO MAS UTIL PARA UNO AÑADIRLE INFORMACION A LA BASE DE DATOS.ASI COMO HEMOS HECHO CON LOS DATOS DE LA NOMINA QUE SI PASA SE CIERTO VALOR EL SUELDO Y CON SOLTERO, Y ADEMAS TIENEN HIJOS PAGARLE UN PORCENTAJE, Y ASI SUCESIVAMENTE CON LA INFORMACION QUE TENEMOS PARA PRACICAR.
miércoles, 20 de octubre de 2010
PARA MIS AMIGOS CONTADORES
LO NUEVO EN NORMAS
Reglamentan facultad de la Superfinanciera para ordenar la contratación de auditorías externas
El Gobierno Nacional mediante el Decreto 3593 del 29 de septiembre del 2010 reglamentó el artículo 84 de la Ley 1328 del 2009, al señalar, entre otros aspectos, los objetivos, eventos, procedimientos y formalidades que deberán ser considerados para el desarrollo de las auditorías externas que la Superintendencia Financiera de Colombia ordene a sus vigiladas. Esta disposición adiciona el Título 6 al Libro 2 de la Parte 11 del Decreto 2555 del 2010.
Ministerio de Hacienda y Crédito Público, Decreto 3593, 29/9/2010
Ver texto
Modifican de nuevo el procedimiento para conformar las ternas a partir de las cuales se elegirá el cuarto miembro del Consejo Técnico de la Contaduría Pública
A través de la Resolución 2799 del 22 de septiembre del 2010, el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo modificó por segunda vez la Resolución 799 del 29 de marzo del mismo año, que estableció el procedimiento para la conformación de las ternas para la designación de uno de los miembros del Consejo Técnico de la Contaduría Pública. Dentro de las principales modificaciones realizadas se encuentran la relativa al tipo de exámenes que debe adelantar la entidad evaluadora y la finalidad de cada uno de ellos, así como aspectos reguladores del concurso y la modificación del porcentaje a partir del cual se publicará la lista de elegibles en estricto orden de mérito.
Ministerio de Comercio Industria y Turismo, Resolución 2799, 22/9/2010
Ver texto
LO NUEVO EN JURISPRUDENCIA
No hay novedades en este tema.
LO NUEVO EN DOCTRINA
Señalan el registro de las variaciones patrimoniales positivas de una subordinada que incrementan el saldo de la cuenta superávit método de participación, previamente agotado por variaciones negativas
Mediante reciente concepto, la Superintendencia de Sociedades indicó que las variaciones positivas del patrimonio de una subordinada que incrementan el saldo de la cuenta superávit método de participación, agotado previamente por variaciones negativas, se pueden registrar como un aumento de su saldo o como un ingreso por recuperación de deducciones, limitado hasta el valor del gasto previamente contabilizado.
Superintendencia de Sociedades, Oficio 115-083131, 10/9/2010
Ver texto
Cordial saludo,
Legis Colombia
Reglamentan facultad de la Superfinanciera para ordenar la contratación de auditorías externas
El Gobierno Nacional mediante el Decreto 3593 del 29 de septiembre del 2010 reglamentó el artículo 84 de la Ley 1328 del 2009, al señalar, entre otros aspectos, los objetivos, eventos, procedimientos y formalidades que deberán ser considerados para el desarrollo de las auditorías externas que la Superintendencia Financiera de Colombia ordene a sus vigiladas. Esta disposición adiciona el Título 6 al Libro 2 de la Parte 11 del Decreto 2555 del 2010.
Ministerio de Hacienda y Crédito Público, Decreto 3593, 29/9/2010
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Modifican de nuevo el procedimiento para conformar las ternas a partir de las cuales se elegirá el cuarto miembro del Consejo Técnico de la Contaduría Pública
A través de la Resolución 2799 del 22 de septiembre del 2010, el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo modificó por segunda vez la Resolución 799 del 29 de marzo del mismo año, que estableció el procedimiento para la conformación de las ternas para la designación de uno de los miembros del Consejo Técnico de la Contaduría Pública. Dentro de las principales modificaciones realizadas se encuentran la relativa al tipo de exámenes que debe adelantar la entidad evaluadora y la finalidad de cada uno de ellos, así como aspectos reguladores del concurso y la modificación del porcentaje a partir del cual se publicará la lista de elegibles en estricto orden de mérito.
Ministerio de Comercio Industria y Turismo, Resolución 2799, 22/9/2010
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LO NUEVO EN JURISPRUDENCIA
No hay novedades en este tema.
LO NUEVO EN DOCTRINA
Señalan el registro de las variaciones patrimoniales positivas de una subordinada que incrementan el saldo de la cuenta superávit método de participación, previamente agotado por variaciones negativas
Mediante reciente concepto, la Superintendencia de Sociedades indicó que las variaciones positivas del patrimonio de una subordinada que incrementan el saldo de la cuenta superávit método de participación, agotado previamente por variaciones negativas, se pueden registrar como un aumento de su saldo o como un ingreso por recuperación de deducciones, limitado hasta el valor del gasto previamente contabilizado.
Superintendencia de Sociedades, Oficio 115-083131, 10/9/2010
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Cordial saludo,
Legis Colombia
EXEL AVANZADO
Manual excelavanzado 2007 - Document Transcript
Manual de Excel Avanzado MS EXCEL 2007 GVA CONSULTORIA Y CAPACITACION, S.C. AV. JUAREZ N°100 PRIMER PISO COL. CENTRO DEL. CUAUHTEMOC, MEX. D.F. C.P. 06010 TEL. 41956332/33 www.gvamundial.com.mx 1-36
CONTENIDO PAG. 1.Tablas de Datos........................................................................................................ ........3 1.1Introducción.................................................................................................... .............3-4 1.2Crear una Tabla........................................................................................................... ....4 1.3Modificar los Datos de una Tabla........................................................................... ...5-6 1.4Modificar la Estructura de una Tabla............................................ ...........................6-7 1.5Estilo de una Tabla............................................................................... ..........................7 1.6Ordenar una Tabla de Datos........................................................................ ..............7-8 1.7Filtrar una Tabla............................................................................... .........................8-10 1.8Funciones de Bases de Datos.................................................. ...............................10-14 1.9Crear un resumen de Datos.................................................................................... 14-15 1.10Criterios de Filtrado........................................................................ ......................15-16 2.Tablas Dinámicas............................................................................ ..............................16 2.1Crear una tabla dinámica.......................................................... .............................17-18 2.2Aplicar Filtros a una tabla dinámica................................................... ..................18-19 2.3Obtener Promedios de una tabla dinámica........................................... ....................19 2.4Graficos con tablas dinámicas.......................................................................... ......19-20 3.Características avanzadas de Excel................................................... ..........................20 3.1Formas de Cambiar un Formato....................................................................... .....21-22 3.2Definir Formatos Personalizados................................................. .........................22-24 3.3Formato Condicional................................................................ ..............................24-27 3.4La Validación de Datos............................................................................... ............27-28 3.5Enlazar y Consolidar hojas............................................................................... ......28-30 3.6Excel e Internet........................................................................................................ .30-31 4.Macros............................................................................................... .........................31-32 4.1Introducción........................................................................................... .......................32 4.2Crear una macro automáticamente........................................................ ...............32-33 4.3Ejecutar una macro......................................................................................... .........33-34 4.4Crear una macro manualmente......................................................... ....................34-35 4.5Guardar un archivo con macros....................................................... .....................35-36 2-36
1.Tablas de Datos MANEJAR FILTROS EN EXCEL 2003 ES DIFERENTE A EXCEL 2007, LA SIGUIENTE IMAGEN MUESTRA EL ACCESO EN LA APLICACIÓN DE ESTA HERRAMIENTA DE EXTRACCION DE DATOS. 1.1Introducción Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la primera fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos), y las demás filas contienen los datos almacenados. Es como una tabla de base de datos, de hecho también se denominan listas de base de datos. Cada fila es un registro de entrada, por tanto podremos componer como máximo una lista con 255 campos y 65535 registros. Las tablas son muy útiles porque además de almacenar información, incluyen una serie de operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cómoda. Entre las operaciones más interesantes que podemos realizar con las listas tenemos: - Ordenar la los registros. - Filtrar el contenido de la tabla por algún criterio. - Utilizar fórmulas para la lista añadiendo algún tipo de filtrado. - Crear un resumen de los datos. - Aplicar formatos a todos los datos. 3-36
Las tablas de datos, ya se usaban en versiones anteriores de Excel, pero bajo el término Listas de datos. Incluso encontrarás, que en algunos cuadros de diálogo, se refire a las tablas como listas. A partir de ahora nos referiremos a este tipo de tablas. 1.2Crear una tabla Para crear una lista tenemos que seguir los siguientes pasos: - Seleccionar el rango de celdas (con datos o vacías) que queremos incluir en la lista. - Seleccionar del Tabla en la pestaña Insertar. Aparecerá a continuación el cuadro de diálogo Crear tabla . Si nos hemos saltado el paso de seleccionar previamente las celdas, lo podemos hacer ahora. - Si en el rango seleccionado hemos incluido la fila de cabeceras (recomendado), activaremos la casilla de verificación La lista tiene encabezados. - Al final hacer clic en Aceptar. Al cerrarse el cuadro de diálogo, podemos ver que en la banda de opciones aparece la pestaña Diseño, correspondiente a las Herramientas de tabla: 4-36
Y en la hoja de cálculo aparece en rango seleccionado con el formato propio de la tabla. 1.3Modificar los datos de una tabla Para modificar o introducir nuevos datos en la tabla podemos teclear directamente los nuevos valores sobre la ella, o bien podemos utilizar un formulario de datos. Esta segunda opción viene muy bien sobre todo si la lista es muy grande. Veamos un ejemplo, tenemos la siguiente lista con información de nuestros amig@s. Un formulario de datos es un cuadro de diálogo que permite al usuario escribir o mostrar con facilidad una fila entera de datos (un registro). Para abrir el formulario de datos, tenemos que posicionarnos en la lista para que esté activa, y pulsar en el icono Formulario . Como esta opción no está directamente disponible en la Cinta de opciones, podemos añadirla a la Barra de acceso rápido, de la forma que ya vimos. Pulsando el 5-36
Botón Office > Opciones de Excel > Personalizar, y Agregar el icono Formulario..., en la sección de Comandos que no están en la cinta de opciones. Al crear el formulario, disponemos de siguientes botones: Nuevo: Sirve para introducir un nuevo registro. Eliminar: Eliminar el registro que está activo. Restaurar: Deshace los cambios efectuados. Buscar anterior: Se desplaza al registro anterior. Buscar siguiente: Se desplaza al siguiente registro. Criterios: Sirve para aplicar un filtro de búsqueda. Cerrar: Cierra el formulario. Para cambiar los datos de un registro, primero nos posicionamos sobre el registro, luego rectificamos los datos que queramos (para desplazarnos por los campos podemos utilizar las teclas de tabulación), si nos hemos equivocado y no queremos guardar los cambios hacemos clic en el botón Restaurar, si queremos guardar los cambios pulsamos la tecla Intro. Para crear un nuevo registro, hacemos clic en el botón Nuevo, Excel se posicionará en un registro vacío, sólo nos quedará rellenarlo y pulsar Intro o Restaurar para aceptar o cancelar respectivamente. Después de aceptar Excel se posiciona en un nuevo registro en blanco por si queremos insertar varios registros, una vez agregados los registros, hacer clic en Cerrar. Para buscar un registro y posicionarnos en él podemos utilizar los botones Buscar anterior y Buscar siguiente o ir directamente a un registro concreto introduciendo un criterio de búsqueda. Pulsamos en el botón Criterios con lo cual pasamos al formulario para introducir el criterio de búsqueda, es similar al formulario de datos pero encima de la columna de botones aparece la palabra Criterios. Por ejemplo, si buscamos un registro con el valor Ana en el campo Nombre, escribimos Ana en Nombre y pulsamos el botón Buscar Siguiente, Excel vuelve al formulario de datos y nos posiciona en el registro de nombre Ana. 1.4Modificar la estructura de la tabla 6-36
Pulsando en el icono Cambiar tamaño de la tabla, podemos seleccionar un nuevo rango de datos. Pero si la tabla contiene encabezados, estos deben permanecer en la misma posición, así que sólo podremos aumentar y disminuir filas. Podemos modificar directamente el rango de filas y columnas, estirando o encogiendo la tabla desde su esquina inferior derecha. Cuando necesitemos añadir una fila al final de la tabla para continuar introduciendo datos, sólo tendremos que pulsar la tecla TAB desde la última celda y aparecera una fila nueva. Si necesitamos insertar filas y columnas entre las filas existentes de la tabla, nos posicionaremos en la primera celda que queremos desplazar y elegiremos la opción correspondiente desde el menú Insertar, en la pestaña de Inicio o en el menú contextual de la tabla. Para eliminar filas o columnas, deberemos posicionarnos sobre una celda, y elegiremos Filas o Columnas de la tabla en el menú Eliminar, disponible en la pestaña de Inicio y en el menú contextual de la tabla. Seleccionando una celda, fila o columna, y pulsando la tecla SUPR, eliminamos los datos seleccionados, pero no la estructura de la tabla. Para eliminar la tabla completa, seleccionamos toda la tabla y pulsamos SUPR. Si deseamos eliminar la estructura d ela tabla, pero conservar los datos en la hoja, entonces pulsamos en la pestaña de Diseño de la tabla. 1.5Estilo de la Tabla Una forma fácil de dar una combinación de colores a la tabla que resulte elegante, es escogiendo uno de los estilos predefinidos, disponibles en la pestaña Diseño de la tabla. En Opciones de estilo de la tabla, podemos marcar o desmarcar otros aspectos, como que las columnas o filas aparezcan remarcadas con bandas, o se muestre un resaltado especial en la primera o última columna. Las bandas y resaltados dependerán del estilo de la tabla. Por lo demás, a cada celda se le podrán aplicar los colores de fuente y fondo, fondo condicional, etc. que a cualquier celda de la hoja de cálculo. 7-36
En está tabla, se ha cambiado el estilo, y se han marcado las opciones Primera y Última columna. 1.6Ordenar una Tabla de Datos A la hora de ordenar una tabla, Excel puede hacerlo de forma simple, es decir, ordenar por un único campo u ordenar la lista por diferentes campos a la vez. Para hacer una ordenación simple, por ejemplo ordenar la lista anterior por el primer apellido, debemos posicionarnos en la columna del primer apellido, después podemos acceder a la pestaña Datos y pulsar sobre Ordenar... y escoger el criterio de ordenación o bien pulsar sobre uno de los botones de la sección Ordenar y filtrar para que la ordenación sea ascendente o descendente respectivamente. Estos botones también están disponibles al desplegar la lista que aparece pulsando la pestaña junto al encabezado de la columna. Para ordenar la lista por más de un criterio de ordenación, por ejemplo ordenar la lista por el primer apellido más la fecha de nacimiento, en la pestaña Datos, pulsamos sobre Ordenar... nos aparece el cuadro de diálogo Ordenar donde podemos seleccionar los campos por los que queremos ordenar (pulsando Agregar Nivel para añadir un campo), si ordenamos según el valor de la celda, o por su color o icono (en Ordenar Según), y el Criterio de ordenación, donde elegimos si el orden es alfabético (A a Z o Z a A) o sigue el orden de una Lista personalizada. Por ejemplo, si en la columna de la tabla se guardan los nombres de días de la semana o meses, la ordenación alfabética no sería correcta, y podemos escoger una lista donde se guarden los valores posibles, ordenados de la forma que creamos conveniente, y así el criterio de ordenación seguirá el mismo patrón. Seleccionando un nivel, y pulsando las flechas hacia arriba o hacia abajo, aumentamos o disminuimos la prioridad de ordenación de este nivel. Los datos se ordenarán, primero, por el primer nivel de la lista, y sucesivamente por los demás niveles en orden descendente. 8-36
En la parte superior derecha tenemos un botón Opciones..., este botón sirve para abrir el cuadro Opciones de ordenación dónde podremos especificar más opciones en el criterio de la ordenación. 1.7Filtrar una Tabla Filtrar el contenido de la tabla Filtrar una lista no es ni más ni menos que de todos los registros almacenados en la tabla, seleccionar aquellos que se correspondan con algún criterio fijado por nosotros. Excel nos ofrece dos formas de filtrar una lista. - Utilizando el Filtro (autofiltro). - Utilizando filtros avanzados. Utilizar el Filtro. Para utilizar el Filtro nos servimos de las listas desplegables asociadas a las cabeceras de campos (podemos mostrar u ocultar el autofiltro en la pestaña Datosmarcando o desmarcando el botón Filtro). Si pulsamos, por ejemplo, sobre la flecha del campo 1er Apellido, nos aparece un menú desplegable como este, donde nos ofrece una serie de opciones para realizar el filtro. Por ejemplo, si sólo marcamos Moreno, Excel filtrará todos los registros que tengan Moreno en el 1er apellido y las demás filas 'desaparecerán' de la lista. Otra opción, es usar los Filtros de texto, donde se despliegan una serie de opciones: 9-36
En cualquier opción, accedemos a una ventana donde podemos elegir dos condiciones de filtro de texto, y exigir que se cumpla una condición o las dos. Excel evaluará la condición elegida con el texto que escribamos, y si se cumple, mostrará la fila. Usaremos el carácter ? para determinar que en esa posición habrá un carácter, sea cual sea, y el asterisco * para indicar que puede haber o no un grupo de caracteres. En el ejemplo de la imagen, solo se mostrarán los registros cuyo 1er Apellido tenga una o en el segundo carácter y no contenga la letra z. Para indicarnos que hay un filtro activo, la flecha de la lista desplegable cambia de icono. Para quitar el filtro, volvemos a desplegar la lista y elegimos la opción (Seleccionar Todo), reaparecerán todos los registros de la lista. También podemos quitar el filtro pulsando en Borrar filtro en la pestaña Datos. Utilizar Filtros avanzados. Si queremos filtrar los registros de la lista por una condición más compleja, utilizaremos el cuadro de diálogo Filtro avanzado. Previamente deberemos tener en la hoja de cálculo, unas filas donde indicaremos los criterios del filtrado. Para abrir el cuadro de diálogo Filtro avanzado, pulsaremos en en la sección Ordenar y filtrar. Rango de la lista: Aquí especificamos los registros de la lista a los que queremos aplicar el filtro. Rango de criterios: Aquí seleccionamos la fila donde se encuentran los criterios de filtrado (la zona de criterios). También podemos optar por guardar el resultado del filtrado en otro lugar, seleccionando la opción Copiar a otro lugar, en este caso rellenaremos el campo Copiar a: con el rango de celdas que recibirán el resultado del filtrado. Si marcamos la casilla Sólo registros únicos, las repeticiones de registros (filas con exactamente los mismos valores) desaparecerán. Para volver a visualizar todos los registros de la lista, acceder al menú Datos - Filtro - Mostrar todo. 10-36
1.8Funciones de base de datos En el tema de funciones omitimos el apartado de funciones dedicadas a bases de datos, pero ahora vamos a explicar cada una de esas funciones ya que se aplican a tablas de datos. Estas funciones se utilizan cuando queremos realizar cálculos sobre alguna columna pero añadiendo una condición de selección de las filas que entrarán en el cálculo, es decir aplicando previamente un filtro. Por ejemplo si tenemos una columna con el beneficio obtenido por nuestros automóviles (ver figura más abajo) y queremos saber cuánto ha sido el beneficio de los Ford, no podemos utilizar la función suma porque sumaría todos los automóviles, en este caso lo podríamos conseguir con la función de base de datos BDSUMA incluye la condición de filtrado automóvil="Ford" Para explicar las funciones de Base de datos que nos ofrece Excel, utilizaremos la hoja: En esta hoja tenemos una lista con los automóviles de la empresa, con los datos de plazas, años, rentabilidad y beneficio obtenido. Nota: Las filas 1 a 4 se utilizan para definir los filtros. Estas son todas las funciones de base de datos ofrecidas por Excel. Todas ellas llevan tres argumentos: el rango de datos que define la tabla o base de datos, el nombre del campo que se utiliza en la función, un rango de criterios para indicar la condición que deben cumplir las filas que serán utilizadas en el cálculo de la función (el filtro). Función BDCONTAR(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios) Cuenta las celdas que contienen un número en una determinada columna (campo), considerando unicamente las filas que cumplan una determinada condición. rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista donde se quiere contar. nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a contar. rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condición que deben cumplir los registros que entran en el recuento. Ejemplo: BDCONTAR(A5:F14;"Años";A2:F2) Como resultado obtenemos --> 2 11-36
Cómo se forman las condiciones? Para formar las condiciones que vayamos a utilizar en el parámetro rango_criterios, debemos reservar una zona en nuestra hoja de cálculo para dichas condiciones (preferiblemente antes de la base de datos). En esta zona tendremos que escribir en una fila los nombres de los campos de la hoja de cálculoPara realizar una operación en toda una columna de la base de datos, introduzca una línea en blanco debajo de los nombres de campo en el rango de criterios Función BDCONTARA(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios) Cuenta las celdas que contienen un valor (que no sea blanco) en una determinada columna (campo), considerando unicamente las filas que cumplan una determinada condición. rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista. nombre_campo: indica el nombre del campo que se utiliza en la función. rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condición que deben cumplir los registros que entran en el cálculo. Ejemplo: BDCONTAR(A5:F14;"Años";A2:F2) Como resultado obtenemos --> 2 En nuestro caso esta función tendría el mismo resultado que la anterior, pues en la columna años todos los registros tienen completos sus datos. Función BDMAX(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios) Devuelve el valor máximo encontrado en una determinada columna (campo), considerando unicamente las filas que cumplan una determinada condición. rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista. nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a utilizar en el cálculo. rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condición que deben cumplir los registros que entran en el cálculo. Ejemplo: BDMAX(A5:F14;"Beneficio";A1:A3) Como resultado obtenemos --> 123 Función BDMIN(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios) Devuelve el valor mínimo encontrado en una determinada columna (campo), considerando unicamente las filas que cumplan una determinada condición. rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista. nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a utilizar en el cálculo. rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condición que deben cumplir los registros que entran en el cálculo. Ejemplo: BDMIN(A5:F14;"Beneficio";A1:A3) Como resultado obtenemos --> 105 Función BDPRODUCTO(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios) Devuelve el producto de los valores encontrados en una determinada columna (campo), considerando unicamente las filas que cumplan una determinada condición. 12-36
rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista. nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a utilizar en el cálculo. rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condición que deben cumplir los registros que entran en el cálculo. Ejemplo: BDPRODUCTO(A5:F14;"Rentabilidad";A1:A3) Como resultado obtenemos --> 178200 Función BDPROMEDIO(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios) Obtiene el promedio de los valores encontrados en una determinada columna (campo), considerando unicamente las filas que cumplan una determinada condición.de una columna o lista que cumplen los criterios establecidos. rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista. nombre_campo: indica el nombre del campo que se utiliza en la función. rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condición que deben cumplir los registros que entran en el cálculo. Ejemplo: BDPROMEDIO(A5:F14;"Beneficio";A1:A2) Como resultado obtenemos --> 110,33 Función BDSUMA(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios) Obtiene la suma de los valores encontrados en una determinada columna (campo), considerando unicamente las filas que cumplan una determinada condición. rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista. nombre_campo: indica el nombre del campo que se utiliza en la función. rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condición que deben cumplir los registros que entran en el cálculo. Ejemplo: BDSUMA(A5:F14;"Beneficio";A1:A3) Como resultado obtenemos --> 566 Función BDEXTRAER(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios) Extrae de la base de datos un único valor contenido el campo indicado y en la fila que cumpla la condición establecida mediante el rango de criterios. rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista. nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene el valor a extraer. rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condición que debe cumplir el registro buscado. Si ningún registro coincide con los criterios, BDEXTRAER devuelve el valor de error #¡VALOR!. Si más de un registro coincide con los criterios, BDEXTRAER devuelve el valor de error #¡NUM!. Ejemplo: BDEXTRAER(A5:F14;"Automovil";D1:D4) Como resultado obtenemos --> Ford , el valor del campo Automovil en la fila que cumpla la condición incluida en el rango D1:D4 (rentabilidad=9). Nota: este ejemplo funciona porque hay un sólo registro que cumple la condición, hay un solo automovil con rentabilidad 9. 13-36
Función BDVAR(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios) Calcula la varianza basándose en una muestra de los valores contenidos en una determinada columna (campo), considerando unicamente las filas que cumplan una determinada condición. rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista. nombre_campo: indica el nombre del campo que se utiliza en la función. rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condición que deben cumplir los registros que entran en el cálculo. Ejemplo: BDVAR(A5:F14;"Beneficio";A1:A2) Como resultado obtenemos --> 70,33 Función BDVARP(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios) Calcula la varianza basándose en todos los valores contenidos en una determinada columna (campo), considerando unicamente las filas que cumplan una determinada condición. rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista. nombre_campo: indica el nombre del campo que se utiliza en la función. rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condición que deben cumplir los registros que entran en el cálculo. Ejemplo: BDVARP(A5:F14;"Beneficio";A1:A2) Como resultado obtenemos --> 46,88 Función BDDESVEST(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios) Calcula la desviación estándar basándose en una muestra de los valores contenidos en una determinada columna (campo), considerando unicamente las filas que cumplan una determinada condición. rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista. nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a utilizar en el cálculo. rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condición que deben cumplir los registros que entran en el cálculo. Ejemplo: BDDESVEST(A5:F14;"Beneficio";A1:A3) Como resultado obtenemos --> 8,10 Función BDDESVESTP(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios) Calcula la desviación estándar basándose en todos los valores contenidos en una determinada columna (campo), considerando unicamente las filas que cumplan una determinada condición. rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista. nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a utilizar en el cálculo. rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condición que deben cumplir los registros que entran en el cálculo. Ejemplo: BDDESVESTP(A5:F14;"Beneficio";A1:F3) Como resultado obtenemos --> 7,15 1.9Crear un resumen de datos Cuando hablamos de crear un resumen de los datos de una tabla nos estamos refiriendo a crear 14-36
subtotales agrupando los registros por alguno de los campos de la lista. Por ejemplo si tenemos una lista de niños con los campos nombre, dirección, localidad y edad; podemos obtener un resumen de la edad media de los niños por localidad. Otro ejemplo, el que te enseñamos abajo, disponemos de una lista de vehículos clasificados por marca y modelo; y queremos averiguar el coste total de cada marca. Para agregar los subtotales automáticamente debemos situarnos sobre una celda cualquiera de la lista y marcar la opción Fila de totales en las Opciones de estilo de tabla, en la pestaña Diseño. Al seleccionar una celda de la fila de totales, aparece una pestaña con una lista de las funciones que podemos usar para calcular el total de esa columna. 1.10Criterios de Filtrado Para formar las condiciones que vayamos a utilizar en el parámetro rango_criterios, debemos reservar una zona en nuestra hoja de cálculo para dichas condiciones, zona que llamaremos zona de criterios. En esta zona tendremos que tener en una fila los encabezados de los campos de la lista que intervienen en la condición, (lo mejor es copiarlos de la lista) y debajo indicaremos las condiciones. Si conoces Access, es parecido a indicar condiciones en la rejilla QBE de las consultas. Por ejemplo, si queremos filtrar los registros de nombre Rosa, en la zona de criterios debajo de la celda Nombre escribimos Rosa, esto equivale a definir la condición Nombre="Rosa". Cuando la condición es una igualdad no es necesario poner el signo = delante del valor, ponemos directamente el valor Rosa, ahora si quisiéramos los registros cuyo código sea superior a 3 deberíamos escribir en la celda inferior a la cabecera CODIGO, >3 para formar la condición Codigo > 3. Para combinar varias condiciones se emplean los operadores Y y O. En un criterio de filtrado, si las condiciones están escritas en la misma fila, estarán unidas por el 15-36
operador Y, para que el registro aparezca se deben cumplir todas las condiciones. Por ejemplo precio > 100 y precio < 1200, aparecen los registros cuyo precio está comprendido entre 101 y 1199. En un criterio de filtrado, si las condiciones están escritas en distintas filas, estarán unidas por el operador O, el registro aparecerá en el resultado del filtrado si cumple al menos una de las condiciones. Por ejemplo, con la condición nombre="Rosa" O nombre="Ana", aparecen los registros cuyo nombre es Rosa o Ana, aparecerán todas las Ana y todas las Rosa. Por ejemplo si en la zona de criterios tenemos: Se filtrarán los registros de nombre Rosa. Si en la zona de criterios tenemos: Se filtrarán los registros de nombre Rosa y que además tengan un código mayor que 3. Si en la zona de criterios tenemos: Se filtrarán los registros de nombre Rosa O código mayor que 3, es decir los de nombre Ana y los que tengan un código mayor que 3 aunque no se llamen Ana. Con un poco de práctica puedes llegar a formar condiciones realmente complejas 2.Tablas Dinámicas LAS TABLAS DINAMICAS SON UNA HERRAMIENTA QUE SIMPLIFICA EL SACAR REPORTES EN EXCEL, A CONTINUACION MUESTRO LA IMAGEN PARA LA APLICACIÓN DE ESTA HERRAMIENTA EN EXCEL 2003 DIFERENTE DE EXCEL 2007. 16-36
2.1Crear una tabla dinámica Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los datos origen, etc... Para aquellos que tengais conocimientos de Access es lo más parecido a una consulta de referencias cruzadas, pero con más interactividad. Veamos cómo podemos crear una tabla dinámica a partir de unos datos que ya tenemos. Para crear una tabla dinámica, Excel nos proporciona las tablas y gráficos dinámicos. Supongamos que tenemos una colección de datos de los artículos del almacén con el número de referencia y el mes de compra, además sabemos la cantidad comprada y el importe del mismo. Vamos a crear una tabla dinámica a partir de estos datos para poder examinar mejor las ventas de cada artículo en cada mes. Para ello vamos a la pestaña Insertar y hacemos clic en Tabla dinámica (también podemos desplegar el menú haciendo clic en la flecha al pie del botón para crear un gráfico dinámico). Aparece el cuadro de diálogo de creación de tablas dinámicas. Desde aquí podremos indicar el lugar donde se encuentran los datos que queremos analizar y el lugar donde queremos ubicarla. 17-36
En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de celdas y que queremos ubicarla en una hoja de cálculo nueva. Podríamos crear una conexión con otra aplicación para obtener los datos desde otra fuente diferente a Excel. En el caso de seleccionar la opción Selecciona una tabla o rango debemos seleccionar todas las celdas que vayan a participar, incluyendo las cabeceras. Pulsamos Aceptar para seguir. 2.2Aplicar filtros a una tabla dinámica Otra característica útil de las tablas dinámicas es permitir filtrar los resultados y así visualizar únicamente los que nos interesen en un momento determinado. Esto se emplea sobre todo cuando el volumen de datos es importante. Los campos principales en el panel y los rótulos en la tabla están acompañados, en su parte derecha, de una flecha indicando una lista desplegable. Por ejemplo, si pulsamos sobre la flecha del rótulo Rótulos de columna nos aparece una lista como vemos en la imagen con los distintos meses disponibles en la tabla con una casilla de verificación en cada uno de ellos para indicar si los queremos ver o no, más una opción para marcar todas las opciones en este caso todos los meses. Si dejamos marcados los meses Enero y Febrero, los otros meses desaparecerán de la tabla, pero no se pierden, en cualquier momento podemos visualizarlos volviendo a desplegar la lista y marcando la casilla (Seleccionar todo). Para cerrar este cuadro debemos pulsar en Aceptar o sobre Cancelar para cerrar y dejarlo como estaba. Aplicando el filtro a varios campos podemos formar condiciones de filtrado más complejas, por 18-36
ejemplo podemos seleccionar ver los articulos con referencia 1236 de Abril. 2.3Obtener promedios en una tabla dinámica Por defecto, al crear una tabla dinámica, Excel nos genera unos totales con sumatorio, puede interesarnos modificar esas fórmulas por otras como pueden ser sacar el máximo o el mínimo, el promedio, etc. Para hacer esto debemos situarnos en cualquier celda de la zona que queremos rectificar y hacer clic con el botón derecho del ratón, nos aparece un menú emergente con diferentes opciones, debemos escoger la opción Configuración de campo de valor... y nos aparece un cuadro de diálogo como el que vemos en la imagen. En este cuadro de diálogo podemos escoger cómo queremos hacer el resumen, mediante Suma, Cuenta, Promedio, etc. También podemos abrir el cuadro de diálogo con el botón de la pestaña Opciones. 2.4Gráficos con tablas dinámicas Para crear una gráfica de nuestra tabla dinámica deberemos hacer clic en el botón Gráfico dinámico de la pestaña Opciones. Para cambiar el formato del gráfico a otro tipo de gráfico que nos agrade más o nos convenga más según los datos que tenemos. Al pulsar este botón se abrirá el cuadro de diálogo de Insertar gráfico, allí deberemos escoger el gráfico que más nos convenga. Luego, la mecánica a seguir para trabajar con el gráfico es la misma que se vió en el tema de gráficos. 19-36
3. Características Avanzadas de Excel LAS MANERAS DE DARLE UN FORMATO A LOS REPORTES DE EXCEL CAMBIA EN SU MODO DE ACCESO EN EXCEL 2003, A CONTINUACION MUESTRO LA PANTALLA QUE PARA USTEDES ES MUY FAMILIAR YA QUE SE REFIERE AL FORMATO O PRESENTACION QUE LE PODEMOS DAR A UN FORMATO A DIFERENCIA DE EXCEL 2007 ES DISTINTO EN SU APLICACIÓN. 20-36
3.1Formas de cambiar un formato En este tema estudiaremos algunas características avanzadas de Excel que nos pueden ser de utilidad cuando queramos realizar algún trabajo un poco más profesional o que se salga un poco de lo corriente. Diferentes formas de cambiar un formato Para modificar el formato de una o varias celdas, podemos elegir entre las distintas formas que nos proporciona Excel, es interesante conocerlas todas para luego elegir la que nos resulte más cómoda. Estas son las diferentes formas que podemos utilizar: Utilizando la pestaña Inicio. Ya hemos visto, en temas anteriores, que en la pestaña Inicio, tenemos varios iconos para asignar de forma rápida un determinado formato a los números incluidos en las celdas. Los formatos incluidos en la barra son los más comunes. Utilizando las teclas de acceso rápido También podemos escoger un formato utilizando las teclas de acceso rápido que exponemos en la siguiente tabla: Teclas de Acceso Rápido Efecto CTRL+MAYÚS+$ Aplicar el formato Moneda con dos decimales (los números negativos aparecen en rojo). CTRL+MAYÚS+% Aplicar el formato Porcentaje sin decimales CTRL+MAYÚS+^ Aplicar el formato numérico Exponencial con dos decimales CTRL+MAYÚS+# Aplicar el formato Fecha con el día mes y año CTRL+MAYÚS+@ Aplicar el formato Hora con la hora y minutos e indicar a.m. o p.m CTRL+MAYÚS+! Aplicar el formato Número con dos decimales separador de miles y signo menos (-) para los valores negativos 21-36
Esta forma me permite aplicar también en un sólo paso un formato, incluye formatos que no tenemos en la barra Formato, pero es tal vez más complicada de utilizar ya que requiere que memoricemos las combinaciones de teclas. Utilizando el cuadro de diálogo Formato de celdas Esta última forma es menos rápida ya que requiere de varios pasos (abrir el cuadro de diálogo, elegir la pestaña adecuada y luego el formato deseado), pero permite utilizar muchos más formatos y sobre todo nos permite ver todo el amplio abanico de formatos que nos ofrece Excel, además de permitir que definamos nuestro propio formato personalizado. Para abrir el cuadro de diálogo Formato de celdas podemos elegir entre: - Hacer clic en la flecha que aparece al pie de la sección Número (en la imagen más arriba). - Hacer clic con el botón derecho sobre la celda y escogiendo del menú contextual la opción Formato de celdas... - Presionar la combinación de teclas Ctrl + 1. Al realizar cualquiera de estas operaciones nos aparece el cuadro de diálogo como el que vemos en la imagen donde podemos escoger entre los diversos formatos numéricos. 3.2Definir Formatos Personalizados Excel provee una gran cantidad de formatos numéricos, pero es posible que en algún momento necesitemos algún formato que no esté disponible en los estándares de Excel. Para subsanar esta carencia Excel dispone de una herramienta para crear formatos personalizados. Por defecto todas las celdas de Excel tienen el formato de número general. Su funcionamiento se basa en que lo que escribimos es lo que tenemos, es decir se adapta a lo que hayamos escrito, ya sea texto, 22-36
números con decimales, porcentajes, etc. Para crear un nuevo formato debemos acceder al cuadro de diálogo Formato de celdas, seleccionar la Categoría: Personalizada y seguidamente en el cuadro de texto Tipo: debemos escribir el código del formato que deseamos crear. Para crear un formato de número personalizado, primero debemos conocer las reglas de los códigos para crear un formato. El formato se compone de cuatro secciones separadas por ; (punto y coma). ____________ ;____________ ; ____________ ; ____________ La primera sección define el formato que tendrá el número en la celda si es positivo; la segunda, si el número es negativo, la tercera, si el número vale cero; la cuarta si la celda contiene texto. 0 : Reserva un dígito para un número, si no se completa el tamaño definido por el formato se completa con ceros. # : Reserva un dígito para un número, pero si no se completa el tamaño definido por el formato se deja en blanco. ? : Reserva un dígito. Añade espacios en ceros insignificantes. . : Punto decimal. % : Símbolo porcentual. , : Separador de millares. E- E+ e- e+ : Notación científica. $ - + / ( ) : : Muestra estos caracteres. No necesitan comillas. : Muestra el siguiente carácter en el formato. * : Repite el siguiente carácter hasta completar el ancho de la celda. _ : Deja un espacio 23-36
"texto" : Muestra el texto escrito entre la comillas dobles. @ : Espacio reservado para texto. [color] : Muestra el carácter en el color especificado. Puede ser Negro, Azul, Cian, Verde, Magenta, Verde, Rojo y Amarillo. [color n] : Muestra el correspondiente color de la paleta de colores, n puede ser un número entre 0 y 56. [valor condición] : Permite escoger tu propio criterio para cada sección de un formato numérico. m : Muestra el mes como número sin ceros (1-12). mm : Muestra el mes como número con ceros (01-12). mmm : Muestra el nombre del mes como abreviación (Ene, Feb). mmmm : Muestra el nombre del mes por completo (Enero, Febrero). mmmmm : Muestra la inicial del mes (E, F). d : Muestra el día como número sin ceros (1-31). dd : Muestra el día como número con ceros (01-31). ddd : Muestra el nombre del día como abreviación (Lun, Mar). dddd : Muestra el nombre del día por completo (Lunes, Martes). yy o yyyy : Muestra el año en dos dígitos (00-99) o cuatro (1900-9999). h o hh : Muestra la hora como números sin ceros (0-23) o como números con ceros (00-23). m o mm : Muestra los minútos como números sin ceros (0-59) o como números con ceros (00-59). s o ss : Muestra los segundos como números sin ceros (0-59) o como números con ceros (00-59). AM/PM : Muestra la hora en formato de 12 horas, si no se indica esta opción se muestra la hora en formato 24 horas. Por ejemplo, puedes utilizar el siguiente formato personalizado: €#,##[Verde];(0,00€)[Rojo];"Cero";"" Este formato contiene cuatro secciones separadas por el signo de punto y coma y utiliza un formato diferente para cada sección. Con este formato estamos indicando que los números positivos (1ªsección) se escriben en verde, llevan el signo del euro delante, no se muestran los ceros no significativos y solo se muestran 2 decimales (#.##); los números negativos se escriben en rojo, entre paréntesis con el € detrás y con dos decimales siempre; los valores cero se sustituyen por la palabra cero y los textos por la cadena nula, es decir que si en la celda hay texto, ese texto desaparecerá. 3.3El Formato Condicional LOS FORMATOS PERSONALIZADOS SON DE DEMASIADA UTILIDAD CUANDO MANEJAMOS ALGUNA CONDICION Y ARROJE EL RESULTADO DE FORMA AUTOMATICA SIN RODEOS, EL ACCESO A ESTA APLICACIÓN EN EXCEL 2003 ES DISTINTA A EXCEL 2007, LO PRESENTAMOS EN LA SIGUIENTE VENTANA. 24-36
1° Acceso a Formato Condicional 2° Formato Condicional 25-36
El formato condicional sirve para que dependiendo del valor de la celda, Excel aplique un formato especial o no sobre esa celda. El formato condicional suele utilizarse para resaltar errores, para valores que cumplan una determinada condición, para resaltar las celdas según el valor contenido en ella, etc... Cómo aplicar un formato condicional a una celda: - Seleccionamos la celda a la que vamos a aplicar un formato condicional. - Accedemos al menú Formato condicional de la pestaña Inicio. Aquí tenemos varias opciones, como resaltar algunas celdas dependiendo de su relación con otras, o resaltar aquellas celdas que tengan un valor mayor o menor que otro. Utiliza las opciones Barras de datos, Escalas de color y Conjunto de iconos para aplicar diversos efectos a determinadas celdas. Nosotros nos fijaremos en la opción Nueva regla que permite crear una regla personalizada para aplicar un formato concreto a aquellas celdas que cumplan determinadas condiciones. Nos aparece un cuadro de diálogo Nueva regla de formato como el que vemos en la imagen. 26-36
En este cuadro seleccionaremos un tipo de regla. Normalmente querremos que se aplique el formato únicamente a las celdas que contengan un valor, aunque puedes escoger otro diferente. En el marco Editar una descripción de regla deberemos indicar las condiciones que debe cumplir la celda y de qué forma se marcará. De esta forma si nos basamos en el Valor de la celda podemos escoger entre varias opciones como pueden ser un valor entre un rango mínimo y máximo, un valor mayor que, un valor menor que y condiciones de ese estilo. Los valores de las condiciones pueden ser valores fijos o celdas que contengan el valor a comparar. Si pulsamos sobre el botón Formato... entramos en un cuadro de diálogo donde podemos escoger el formato con el que se mostrará la celda cuando la condición se cumpla. El formato puede modificar, el color de la fuente de la letra, el estilo, el borde de la celda, el color de fondo de la celda, etc. Al pulsar sobre Aceptar se creará la regla y cada celda que cumpla las condiciones se marcará. Si el valor incluido en la celda no cumple ninguna de las condiciones, no se le aplicará ningún formato especial. Si pulsamos sobre Cancelar, no se aplicarán los cambios efectuados en el formato condicional. Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar Ejercicio Crear un formato condicional. 3.4La Validación de Datos La validación de datos es muy similar al formato condicional, salvo que esta característica tiene una función muy concreta y es validar el contenido de una celda; pudiendo incluso mostrar un mensaje de error o aviso si llegara el caso. Para aplicar una validación a una celda. - Seleccionamos la celda que queremos validar. - Accedemos a la pestaña Datos y pulsamos Validación de datos. 27-36
Nos aparece un cuadro de diálogo Validación de datos como el que vemos en la imagen donde podemos elegir entre varios tipos de validaciones. En la sección Criterio de validación indicamos la condición para que el datos sea correcto. Dentro de Permitir podemos encontrar Cualquier valor, Número entero, Decimal, Lista, Fecha, Hora, Longitud de texto y personalizada. Por ejemplo si elegimos Número entero, Excel sólo permitirá números enteros en esa celda, si el usuario intenta escribir un número decimal, se producirá un error. Podemos restringir más los valores permitidos en la celda con la opción Datos:, donde, por ejemplo, podemos indicar que los valores estén entre 2 y 8. Si en la opción Permitir: elegimos Lista, podremos escribir una lista de valores para que el usuario pueda escoger un valor de los disponibles en la lista. En el recuadro que aparecerá, Origen: podremos escribir los distintos valores separados por ; (punto y coma) para que aparezcan en forma de lista. En la pestaña Mensaje de entrada podemos introducir un mensaje que se muestre al acceder a la celda. Este mensaje sirve para informar de qué tipos de datos son considerados válidos para esa celda. En la pestaña Mensaje de error podemos escribir el mensaje de error que queremos se le muestre al usuario cuando introduzca en la celda un valor incorrecto. 3.5Enlazar y Consolidar hojas Enlazar hojas de trabajo. El concepto de enlazar en Excel es el hecho de utilizar fórmulas de varias hojas para combinar datos. Al enlazar hojas de trabajo estamos creando una dependencia de una con respecto a la otra, apareciendo así dos conceptos: - el libro de trabajo dependiente: es el que contiene las fórmulas. - el libro de trabajo fuente: es el que contiene los datos. La cuestión que debemos plantearnos antes de enlazar hojas de trabajo, es si realmente nos hace falta complicarnos tanto o sencillamente podemos hacerlo todo en una misma hoja. No existe una respuesta genérica, dependerá de la envergadura de los datos y de las fórmulas; si las hojas las van a utilizar varias personas, etc... Para crear un libro de trabajo dependiente debemos crear fórmulas de referencias externas, es decir fórmulas que hacen referencia a datos que se encuentran en una hoja externa a la que está la fórmula. ¿Cómo crear fórmulas de referencias externas? Para crear fórmulas de referencia externa debemos seguir los siguientes pasos: - Abrir el libro de trabajo fuente (el libro que contiene los datos). - Abrir el libro de trabajo dependiente y seleccionar la celda donde queremos incluir la fórmula. - Introducir la fórmula de la forma que hemos hecho siempre, cuando se llegue al punto de escoger las celdas de datos, activar el libro de trabajo fuente y seleccionar las celdas necesarias. 28-36
- Terminar la fórmula y pulsar Intro. Las referencias al libro externo las gestiona automáticamente Excel, incluso si cambiamos el nombre del archivo donde están los datos desde Archivo → Guardar como... las referencias también se cambiarían. Si en el libro de trabajo dependiente queremos ver todos los vínculos a las páginas fuente podemos hacerlo accediendo a la pestaña Datos y haciendo clic en el botón Editar vínculos... Nos aparece el cuadro de diálogo Modificar vínculos donde podemos hacer modificaciones sobre los vínculos. Actualizar valores: Actualiza la lista con los vínculos. Cambiar origen: Podemos modificar el origen del vínculo seleccionado. Abrir origen: Abre el libro del vínculo seleccionado. Romper vínculo: Quita los vínculos de las fórmulas externas. Comprobar estado: Comprueba el estado del origen. Pregunta inicial: Podemos incluir una advertencia al abrir el libro dependiente, indicando que tenemos enlaces externos. Consolidar hojas de trabajo. El concepto de consolidar hojas de trabajo viene muy ligado al concepto de enlace que acabamos de ver. Cuando hablamos de consolidar hojas de trabajo estamos entablando una relación entre varias hojas de trabajo, por tanto es muy posible que existan enlaces entre esas hojas de trabajo. Un ejemplo donde se puede utilizar la consolidación de hojas de trabajo puede ser una compañía que dispone de varios departamentos, cada uno de ellos con un presupuesto, para conocer el presupuesto total de la empresa, crearíamos una hoja dependiente y los libros fuentes serían los libros de los departamentos con sus prepuestos. Si pulsamos sobre la pestaña Datos y pulsando el botón Consolidar... nos aparece el 29-36
cuadro de diálogo Consolidar como vemos en la imagen donde podemos escoger: - la Función: a utilizar, - en Referencia: vamos seleccionando las celdas de uno de los libros fuentes, - pulsamos sobre Agregar para añadir las celdas seleccionadas a la lista de todas las referencias, - repetimos los dos últimos pasos para seleccionar las celdas de los diferentes libros fuentes, - finalmente pulsamos en Aceptar para finalizar la fórmula. Si marcamos la casilla Crear vínculos con los datos de origen, los datos de los libros fuente se incluirán en el libro consolidado a modo de esquema, y si cambiamos un valor en el origen, ese cambio quedará automáticamente reflejado en el libro consolidado. 3.6Excel e Internet Excel nos ofrece la posibilidad de compartir nuestras hojas de trabajo en la Web y también recoger información de Internet. Convertir una hoja en página web. Para poder exponer ("colgar") en Internet nuestro trabajo realizado en Excel, debemos convertirlo a un formato reconocible por los navegadores (html o xml). Para hacer esto debemos seguir los siguientes pasos: - Pulsar sobre el Botón Office. - Seleccionar la opción Guardar como. 30-36
- En el cuadro de diálogo Guardar como tipo tendremos que seleccionar el tipo Página Web en Guardar como tipo: . En esta pantalla disponemos de dos posibles modos de guardar la página Web: Una vez hayamos elegido la opción que más nos interesa según nuestras necesidades podemos pulsar sobre Guardar y tendremos nuestra hoja Excel guardada como una página web con la extensión .htm en lugar del clásico .xls. Una vez tenemos nuestra hoja convertida a formato html tendremos que subirla a un servidor de Internet para que pueda ser vista por los internautas. 4. Macros LAS MACROS EN EXCEL SON UNA HERRAMIENTA QUE AUTOMATIZA PROCESOS, LA MANERA DE ACCESAR EN EXCEL 2003 ES COMO LO MUESTRA LA SIGUIENTE IMAGEN A COMPARACION ES DIFERENTE CON EXCEL 2007. 31-36
En esta unidad estudiaremos qué son las Macros, en qué nos pueden ayudar y cómo crear macros automáticamente. Esta unidad tratará de manera muy sencilla el tema de macros sin entrar en profundidad con el lenguaje de programación utilizado por MS Excel, el Visual Basic Application (VBA), ya que esto ocuparía un curso entero y se sale del objetivo del curso. 4.1Introducción Cuando trabajamos con un libro personalizado, es decir, que nos hemos definido con una serie de características específicas como puedan ser el tipo de letra, el color de ciertas celdas, los formatos de los cálculos y características similares, perdemos mucho tiempo en formatear todo el libro si disponemos de muchas hojas. Con las macros lo que se pretende es automatizar varias tareas y fusionarlas en una sola, añadiendo por ejemplo un botón en nuestro libro que al pulsar sobre él realice todas esas tareas. 4.2Crear una macro automáticamente La forma más fácil e intuitiva de crear macros es crearlas mediante el grabador de macros del que dispone Excel. Este grabador de macros te permite grabar las acciones deseadas que posteriormente las traduce a instrucciones en VBA, las cuales podemos modificar posteriormente si tenemos conocimientos de programación. Para grabar una macro debemos acceder a la pestaña Vista y despliega el submenú Macros y dentro de este submenu seleccionar la opción Grabar macro... Además de esta opción en el menú podemos encontrar las siguientes opciones: Ver Macros... - Donde accedemos a un listado de las macros creadas en ese libro. 32-36
Usar referencias relativas - Con esta opción utilizaremos referencias relativas para que las macros se graben con acciones relativas a la celda inicial seleccionada. Al seleccionar la opción Grabar macro..., lo primero que vemos es el cuadro de diálogo Grabar macro donde podemos dar un nombre a la macro (no está permitido insertar espacios en blanco en el nombre de la macro). Podemos asignarle un Método abreviado: mediante la combinación de las tecla CTRL + "una tecla del teclado". El problema está en encontrar una combinación que no utilice ya Excel. En Guardar macro en: podemos seleccionar guardar la macro en el libro activo, en el libro de macros personal o en otro libro. En Descripción: podemos describir cuál es el cometido de la macro o cualquier otro dato que creamos conveniente. Para comenzar la grabación de la macro pulsamos el botón Aceptar y a continuación, si nos fijamos en la barra de estado, encontraremos este botón en la barra de estado donde tenemos la opción de detener la grabación. A partir de entonces debemos realizar las acciones que queramos grabar, es conveniente no seleccionar ninguna celda a partir de la grabación, ya que si seleccionamos alguna celda posteriormente, cuando ejecutemos la macro, la selección nos puede ocasionar problemas de celdas fuera de rango. Una vez concluidas las acciones que queremos grabar, presionamos sobre el botón Detener de la barra de estado, o accediendo al menú de Macros y haciendo clic en . 4.3Ejecutar una Macro Una vez creada una macro, la podremos ejecutar las veces que queramos. Antes de dar la orden de ejecución de la macro, dependiendo del tipo de macro que sea, será necesario seleccionar o no las celdas que queramos queden afectadas por las acciones de la macro. Por ejemplo si hemos creado una macro que automáticamente da formato a las celdas seleccionadas, tendremos que seleccionar las celdas previamente antes de ejecutar la macro. 33-36
Para ejecutar la macro debemos acceder al menú Ver Macros..., que se encuentra en el menú Macros de la pestaña Vista, y nos aparece el cuadro de diálogo Macro como el que vemos en la imagen donde tenemos una lista con las macros creadas. Debemos seleccionar la macro deseada y pulsar sobre el botón Ejecutar. Se cerrará el cuadro y se ejecutará la macro. En cuanto al resto de botones: Cancelar - Cierra el cuadro de diálogo sin realizar ninguna acción. Paso a paso - Ejecuta la macro instrucción por instrucción abriendo el editor de programación de Visual Basic. Modificar - Abre el editor de programación de Visual Basic para modificar el código de la macro. Estos dos últimos botones son para los que sapan programar. Eliminar - Borra la macro. Opciones - Abre otro cuadro de diálogo donde podemos modificar la tecla de método abreviado (combinación de teclas que provoca la ejecución de la macro sin necesidad de utilizar el menú) y la descripción de la macro. 4.4Crear una Macro Manualmente Para crear una macro de forma manual es necesario tener conocimientos de programación en general y de Visual Basic en particular, ya que es el lenguaje de programación en el que se basa el VBA de Excel. Si no tienes esta base puedes saltarte este punto del tema. Primero debemos abrir el editor Visual Basic presionando la combinación de teclas Alt + F11. Una vez abierto el editor de Visual Basic debemos insertar un módulo de trabajo que es donde se almacena el código de las funciones o procedimientos de las macros. Para insertar un módulo accedemos al menú Insertar → Módulo. A continuación debemos plantearnos si lo que vamos a crear es una función (en el caso que devuelva algún valor), o si por el contrario es un procedimiento (si no devuelve ningún valor). Una vez concretado que es lo que vamos a crear, accedemos al menú Insertar → Procedimiento... 34-36
Nos aparece un cuadro de diálogo como vemos en la imagen donde le damos el Nombre: al procedimiento/función sin insertar espacios en su nombre. También escogemos de qué Tipo es, si es un Procedimiento, Función o es una Propiedad. Además podemos seleccionar el Ámbito de ejecución. Si lo ponemos como Público podremos utilizar el procedimiento/función desde cualquier otro módulo, pero si lo creamos como Privado solo podremos utilizarlo dentro de ese módulo. Una vez seleccionado el tipo de procedimiento y el ámbito presionamos sobre Aceptar y se abre el editor de Visual Basic donde escribimos las instrucciones necesarias para definir la macro. 4.5Guardar un archivo con macros Cuando guardamos un archivo y queremos que las Macros que hemos creado se almacenen con el resto de las hojas de cálculo deberemos utilizar un tipo de archivo diferente. Para ello deberemos ir al Botón Office y seleccionar la opción Guardar como. Se abrirá el cuadro de diálogo Guardar como. En el desplegable Guardar como tipo seleccionar Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm). . 35-36
Dale un nombre y el archivo se almacenará. Cuando abrimos un archivo que tiene Macros almacenadas se nos mostrará este anuncio bajo la banda de opciones: Esto ocurre porque Office no conoce la procedencia de las Macros. Como están compuestas por código podrían realizar acciones que fuesen perjudiciales para nuestro equipo. Si confías en las posibles Macros que contuviese el archivo o las has creado tú pulsa el botón Opciones para activarlas. Aparecerá este cuadro de diálogo: Selecciona la opción Habilitar este contenido y pulsa Aceptar. 36-36
Manual de Excel Avanzado MS EXCEL 2007 GVA CONSULTORIA Y CAPACITACION, S.C. AV. JUAREZ N°100 PRIMER PISO COL. CENTRO DEL. CUAUHTEMOC, MEX. D.F. C.P. 06010 TEL. 41956332/33 www.gvamundial.com.mx 1-36
CONTENIDO PAG. 1.Tablas de Datos........................................................................................................ ........3 1.1Introducción.................................................................................................... .............3-4 1.2Crear una Tabla........................................................................................................... ....4 1.3Modificar los Datos de una Tabla........................................................................... ...5-6 1.4Modificar la Estructura de una Tabla............................................ ...........................6-7 1.5Estilo de una Tabla............................................................................... ..........................7 1.6Ordenar una Tabla de Datos........................................................................ ..............7-8 1.7Filtrar una Tabla............................................................................... .........................8-10 1.8Funciones de Bases de Datos.................................................. ...............................10-14 1.9Crear un resumen de Datos.................................................................................... 14-15 1.10Criterios de Filtrado........................................................................ ......................15-16 2.Tablas Dinámicas............................................................................ ..............................16 2.1Crear una tabla dinámica.......................................................... .............................17-18 2.2Aplicar Filtros a una tabla dinámica................................................... ..................18-19 2.3Obtener Promedios de una tabla dinámica........................................... ....................19 2.4Graficos con tablas dinámicas.......................................................................... ......19-20 3.Características avanzadas de Excel................................................... ..........................20 3.1Formas de Cambiar un Formato....................................................................... .....21-22 3.2Definir Formatos Personalizados................................................. .........................22-24 3.3Formato Condicional................................................................ ..............................24-27 3.4La Validación de Datos............................................................................... ............27-28 3.5Enlazar y Consolidar hojas............................................................................... ......28-30 3.6Excel e Internet........................................................................................................ .30-31 4.Macros............................................................................................... .........................31-32 4.1Introducción........................................................................................... .......................32 4.2Crear una macro automáticamente........................................................ ...............32-33 4.3Ejecutar una macro......................................................................................... .........33-34 4.4Crear una macro manualmente......................................................... ....................34-35 4.5Guardar un archivo con macros....................................................... .....................35-36 2-36
1.Tablas de Datos MANEJAR FILTROS EN EXCEL 2003 ES DIFERENTE A EXCEL 2007, LA SIGUIENTE IMAGEN MUESTRA EL ACCESO EN LA APLICACIÓN DE ESTA HERRAMIENTA DE EXTRACCION DE DATOS. 1.1Introducción Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la primera fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos), y las demás filas contienen los datos almacenados. Es como una tabla de base de datos, de hecho también se denominan listas de base de datos. Cada fila es un registro de entrada, por tanto podremos componer como máximo una lista con 255 campos y 65535 registros. Las tablas son muy útiles porque además de almacenar información, incluyen una serie de operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cómoda. Entre las operaciones más interesantes que podemos realizar con las listas tenemos: - Ordenar la los registros. - Filtrar el contenido de la tabla por algún criterio. - Utilizar fórmulas para la lista añadiendo algún tipo de filtrado. - Crear un resumen de los datos. - Aplicar formatos a todos los datos. 3-36
Las tablas de datos, ya se usaban en versiones anteriores de Excel, pero bajo el término Listas de datos. Incluso encontrarás, que en algunos cuadros de diálogo, se refire a las tablas como listas. A partir de ahora nos referiremos a este tipo de tablas. 1.2Crear una tabla Para crear una lista tenemos que seguir los siguientes pasos: - Seleccionar el rango de celdas (con datos o vacías) que queremos incluir en la lista. - Seleccionar del Tabla en la pestaña Insertar. Aparecerá a continuación el cuadro de diálogo Crear tabla . Si nos hemos saltado el paso de seleccionar previamente las celdas, lo podemos hacer ahora. - Si en el rango seleccionado hemos incluido la fila de cabeceras (recomendado), activaremos la casilla de verificación La lista tiene encabezados. - Al final hacer clic en Aceptar. Al cerrarse el cuadro de diálogo, podemos ver que en la banda de opciones aparece la pestaña Diseño, correspondiente a las Herramientas de tabla: 4-36
Y en la hoja de cálculo aparece en rango seleccionado con el formato propio de la tabla. 1.3Modificar los datos de una tabla Para modificar o introducir nuevos datos en la tabla podemos teclear directamente los nuevos valores sobre la ella, o bien podemos utilizar un formulario de datos. Esta segunda opción viene muy bien sobre todo si la lista es muy grande. Veamos un ejemplo, tenemos la siguiente lista con información de nuestros amig@s. Un formulario de datos es un cuadro de diálogo que permite al usuario escribir o mostrar con facilidad una fila entera de datos (un registro). Para abrir el formulario de datos, tenemos que posicionarnos en la lista para que esté activa, y pulsar en el icono Formulario . Como esta opción no está directamente disponible en la Cinta de opciones, podemos añadirla a la Barra de acceso rápido, de la forma que ya vimos. Pulsando el 5-36
Botón Office > Opciones de Excel > Personalizar, y Agregar el icono Formulario..., en la sección de Comandos que no están en la cinta de opciones. Al crear el formulario, disponemos de siguientes botones: Nuevo: Sirve para introducir un nuevo registro. Eliminar: Eliminar el registro que está activo. Restaurar: Deshace los cambios efectuados. Buscar anterior: Se desplaza al registro anterior. Buscar siguiente: Se desplaza al siguiente registro. Criterios: Sirve para aplicar un filtro de búsqueda. Cerrar: Cierra el formulario. Para cambiar los datos de un registro, primero nos posicionamos sobre el registro, luego rectificamos los datos que queramos (para desplazarnos por los campos podemos utilizar las teclas de tabulación), si nos hemos equivocado y no queremos guardar los cambios hacemos clic en el botón Restaurar, si queremos guardar los cambios pulsamos la tecla Intro. Para crear un nuevo registro, hacemos clic en el botón Nuevo, Excel se posicionará en un registro vacío, sólo nos quedará rellenarlo y pulsar Intro o Restaurar para aceptar o cancelar respectivamente. Después de aceptar Excel se posiciona en un nuevo registro en blanco por si queremos insertar varios registros, una vez agregados los registros, hacer clic en Cerrar. Para buscar un registro y posicionarnos en él podemos utilizar los botones Buscar anterior y Buscar siguiente o ir directamente a un registro concreto introduciendo un criterio de búsqueda. Pulsamos en el botón Criterios con lo cual pasamos al formulario para introducir el criterio de búsqueda, es similar al formulario de datos pero encima de la columna de botones aparece la palabra Criterios. Por ejemplo, si buscamos un registro con el valor Ana en el campo Nombre, escribimos Ana en Nombre y pulsamos el botón Buscar Siguiente, Excel vuelve al formulario de datos y nos posiciona en el registro de nombre Ana. 1.4Modificar la estructura de la tabla 6-36
Pulsando en el icono Cambiar tamaño de la tabla, podemos seleccionar un nuevo rango de datos. Pero si la tabla contiene encabezados, estos deben permanecer en la misma posición, así que sólo podremos aumentar y disminuir filas. Podemos modificar directamente el rango de filas y columnas, estirando o encogiendo la tabla desde su esquina inferior derecha. Cuando necesitemos añadir una fila al final de la tabla para continuar introduciendo datos, sólo tendremos que pulsar la tecla TAB desde la última celda y aparecera una fila nueva. Si necesitamos insertar filas y columnas entre las filas existentes de la tabla, nos posicionaremos en la primera celda que queremos desplazar y elegiremos la opción correspondiente desde el menú Insertar, en la pestaña de Inicio o en el menú contextual de la tabla. Para eliminar filas o columnas, deberemos posicionarnos sobre una celda, y elegiremos Filas o Columnas de la tabla en el menú Eliminar, disponible en la pestaña de Inicio y en el menú contextual de la tabla. Seleccionando una celda, fila o columna, y pulsando la tecla SUPR, eliminamos los datos seleccionados, pero no la estructura de la tabla. Para eliminar la tabla completa, seleccionamos toda la tabla y pulsamos SUPR. Si deseamos eliminar la estructura d ela tabla, pero conservar los datos en la hoja, entonces pulsamos en la pestaña de Diseño de la tabla. 1.5Estilo de la Tabla Una forma fácil de dar una combinación de colores a la tabla que resulte elegante, es escogiendo uno de los estilos predefinidos, disponibles en la pestaña Diseño de la tabla. En Opciones de estilo de la tabla, podemos marcar o desmarcar otros aspectos, como que las columnas o filas aparezcan remarcadas con bandas, o se muestre un resaltado especial en la primera o última columna. Las bandas y resaltados dependerán del estilo de la tabla. Por lo demás, a cada celda se le podrán aplicar los colores de fuente y fondo, fondo condicional, etc. que a cualquier celda de la hoja de cálculo. 7-36
En está tabla, se ha cambiado el estilo, y se han marcado las opciones Primera y Última columna. 1.6Ordenar una Tabla de Datos A la hora de ordenar una tabla, Excel puede hacerlo de forma simple, es decir, ordenar por un único campo u ordenar la lista por diferentes campos a la vez. Para hacer una ordenación simple, por ejemplo ordenar la lista anterior por el primer apellido, debemos posicionarnos en la columna del primer apellido, después podemos acceder a la pestaña Datos y pulsar sobre Ordenar... y escoger el criterio de ordenación o bien pulsar sobre uno de los botones de la sección Ordenar y filtrar para que la ordenación sea ascendente o descendente respectivamente. Estos botones también están disponibles al desplegar la lista que aparece pulsando la pestaña junto al encabezado de la columna. Para ordenar la lista por más de un criterio de ordenación, por ejemplo ordenar la lista por el primer apellido más la fecha de nacimiento, en la pestaña Datos, pulsamos sobre Ordenar... nos aparece el cuadro de diálogo Ordenar donde podemos seleccionar los campos por los que queremos ordenar (pulsando Agregar Nivel para añadir un campo), si ordenamos según el valor de la celda, o por su color o icono (en Ordenar Según), y el Criterio de ordenación, donde elegimos si el orden es alfabético (A a Z o Z a A) o sigue el orden de una Lista personalizada. Por ejemplo, si en la columna de la tabla se guardan los nombres de días de la semana o meses, la ordenación alfabética no sería correcta, y podemos escoger una lista donde se guarden los valores posibles, ordenados de la forma que creamos conveniente, y así el criterio de ordenación seguirá el mismo patrón. Seleccionando un nivel, y pulsando las flechas hacia arriba o hacia abajo, aumentamos o disminuimos la prioridad de ordenación de este nivel. Los datos se ordenarán, primero, por el primer nivel de la lista, y sucesivamente por los demás niveles en orden descendente. 8-36
En la parte superior derecha tenemos un botón Opciones..., este botón sirve para abrir el cuadro Opciones de ordenación dónde podremos especificar más opciones en el criterio de la ordenación. 1.7Filtrar una Tabla Filtrar el contenido de la tabla Filtrar una lista no es ni más ni menos que de todos los registros almacenados en la tabla, seleccionar aquellos que se correspondan con algún criterio fijado por nosotros. Excel nos ofrece dos formas de filtrar una lista. - Utilizando el Filtro (autofiltro). - Utilizando filtros avanzados. Utilizar el Filtro. Para utilizar el Filtro nos servimos de las listas desplegables asociadas a las cabeceras de campos (podemos mostrar u ocultar el autofiltro en la pestaña Datosmarcando o desmarcando el botón Filtro). Si pulsamos, por ejemplo, sobre la flecha del campo 1er Apellido, nos aparece un menú desplegable como este, donde nos ofrece una serie de opciones para realizar el filtro. Por ejemplo, si sólo marcamos Moreno, Excel filtrará todos los registros que tengan Moreno en el 1er apellido y las demás filas 'desaparecerán' de la lista. Otra opción, es usar los Filtros de texto, donde se despliegan una serie de opciones: 9-36
En cualquier opción, accedemos a una ventana donde podemos elegir dos condiciones de filtro de texto, y exigir que se cumpla una condición o las dos. Excel evaluará la condición elegida con el texto que escribamos, y si se cumple, mostrará la fila. Usaremos el carácter ? para determinar que en esa posición habrá un carácter, sea cual sea, y el asterisco * para indicar que puede haber o no un grupo de caracteres. En el ejemplo de la imagen, solo se mostrarán los registros cuyo 1er Apellido tenga una o en el segundo carácter y no contenga la letra z. Para indicarnos que hay un filtro activo, la flecha de la lista desplegable cambia de icono. Para quitar el filtro, volvemos a desplegar la lista y elegimos la opción (Seleccionar Todo), reaparecerán todos los registros de la lista. También podemos quitar el filtro pulsando en Borrar filtro en la pestaña Datos. Utilizar Filtros avanzados. Si queremos filtrar los registros de la lista por una condición más compleja, utilizaremos el cuadro de diálogo Filtro avanzado. Previamente deberemos tener en la hoja de cálculo, unas filas donde indicaremos los criterios del filtrado. Para abrir el cuadro de diálogo Filtro avanzado, pulsaremos en en la sección Ordenar y filtrar. Rango de la lista: Aquí especificamos los registros de la lista a los que queremos aplicar el filtro. Rango de criterios: Aquí seleccionamos la fila donde se encuentran los criterios de filtrado (la zona de criterios). También podemos optar por guardar el resultado del filtrado en otro lugar, seleccionando la opción Copiar a otro lugar, en este caso rellenaremos el campo Copiar a: con el rango de celdas que recibirán el resultado del filtrado. Si marcamos la casilla Sólo registros únicos, las repeticiones de registros (filas con exactamente los mismos valores) desaparecerán. Para volver a visualizar todos los registros de la lista, acceder al menú Datos - Filtro - Mostrar todo. 10-36
1.8Funciones de base de datos En el tema de funciones omitimos el apartado de funciones dedicadas a bases de datos, pero ahora vamos a explicar cada una de esas funciones ya que se aplican a tablas de datos. Estas funciones se utilizan cuando queremos realizar cálculos sobre alguna columna pero añadiendo una condición de selección de las filas que entrarán en el cálculo, es decir aplicando previamente un filtro. Por ejemplo si tenemos una columna con el beneficio obtenido por nuestros automóviles (ver figura más abajo) y queremos saber cuánto ha sido el beneficio de los Ford, no podemos utilizar la función suma porque sumaría todos los automóviles, en este caso lo podríamos conseguir con la función de base de datos BDSUMA incluye la condición de filtrado automóvil="Ford" Para explicar las funciones de Base de datos que nos ofrece Excel, utilizaremos la hoja: En esta hoja tenemos una lista con los automóviles de la empresa, con los datos de plazas, años, rentabilidad y beneficio obtenido. Nota: Las filas 1 a 4 se utilizan para definir los filtros. Estas son todas las funciones de base de datos ofrecidas por Excel. Todas ellas llevan tres argumentos: el rango de datos que define la tabla o base de datos, el nombre del campo que se utiliza en la función, un rango de criterios para indicar la condición que deben cumplir las filas que serán utilizadas en el cálculo de la función (el filtro). Función BDCONTAR(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios) Cuenta las celdas que contienen un número en una determinada columna (campo), considerando unicamente las filas que cumplan una determinada condición. rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista donde se quiere contar. nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a contar. rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condición que deben cumplir los registros que entran en el recuento. Ejemplo: BDCONTAR(A5:F14;"Años";A2:F2) Como resultado obtenemos --> 2 11-36
Cómo se forman las condiciones? Para formar las condiciones que vayamos a utilizar en el parámetro rango_criterios, debemos reservar una zona en nuestra hoja de cálculo para dichas condiciones (preferiblemente antes de la base de datos). En esta zona tendremos que escribir en una fila los nombres de los campos de la hoja de cálculoPara realizar una operación en toda una columna de la base de datos, introduzca una línea en blanco debajo de los nombres de campo en el rango de criterios Función BDCONTARA(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios) Cuenta las celdas que contienen un valor (que no sea blanco) en una determinada columna (campo), considerando unicamente las filas que cumplan una determinada condición. rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista. nombre_campo: indica el nombre del campo que se utiliza en la función. rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condición que deben cumplir los registros que entran en el cálculo. Ejemplo: BDCONTAR(A5:F14;"Años";A2:F2) Como resultado obtenemos --> 2 En nuestro caso esta función tendría el mismo resultado que la anterior, pues en la columna años todos los registros tienen completos sus datos. Función BDMAX(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios) Devuelve el valor máximo encontrado en una determinada columna (campo), considerando unicamente las filas que cumplan una determinada condición. rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista. nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a utilizar en el cálculo. rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condición que deben cumplir los registros que entran en el cálculo. Ejemplo: BDMAX(A5:F14;"Beneficio";A1:A3) Como resultado obtenemos --> 123 Función BDMIN(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios) Devuelve el valor mínimo encontrado en una determinada columna (campo), considerando unicamente las filas que cumplan una determinada condición. rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista. nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a utilizar en el cálculo. rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condición que deben cumplir los registros que entran en el cálculo. Ejemplo: BDMIN(A5:F14;"Beneficio";A1:A3) Como resultado obtenemos --> 105 Función BDPRODUCTO(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios) Devuelve el producto de los valores encontrados en una determinada columna (campo), considerando unicamente las filas que cumplan una determinada condición. 12-36
rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista. nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a utilizar en el cálculo. rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condición que deben cumplir los registros que entran en el cálculo. Ejemplo: BDPRODUCTO(A5:F14;"Rentabilidad";A1:A3) Como resultado obtenemos --> 178200 Función BDPROMEDIO(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios) Obtiene el promedio de los valores encontrados en una determinada columna (campo), considerando unicamente las filas que cumplan una determinada condición.de una columna o lista que cumplen los criterios establecidos. rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista. nombre_campo: indica el nombre del campo que se utiliza en la función. rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condición que deben cumplir los registros que entran en el cálculo. Ejemplo: BDPROMEDIO(A5:F14;"Beneficio";A1:A2) Como resultado obtenemos --> 110,33 Función BDSUMA(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios) Obtiene la suma de los valores encontrados en una determinada columna (campo), considerando unicamente las filas que cumplan una determinada condición. rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista. nombre_campo: indica el nombre del campo que se utiliza en la función. rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condición que deben cumplir los registros que entran en el cálculo. Ejemplo: BDSUMA(A5:F14;"Beneficio";A1:A3) Como resultado obtenemos --> 566 Función BDEXTRAER(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios) Extrae de la base de datos un único valor contenido el campo indicado y en la fila que cumpla la condición establecida mediante el rango de criterios. rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista. nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene el valor a extraer. rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condición que debe cumplir el registro buscado. Si ningún registro coincide con los criterios, BDEXTRAER devuelve el valor de error #¡VALOR!. Si más de un registro coincide con los criterios, BDEXTRAER devuelve el valor de error #¡NUM!. Ejemplo: BDEXTRAER(A5:F14;"Automovil";D1:D4) Como resultado obtenemos --> Ford , el valor del campo Automovil en la fila que cumpla la condición incluida en el rango D1:D4 (rentabilidad=9). Nota: este ejemplo funciona porque hay un sólo registro que cumple la condición, hay un solo automovil con rentabilidad 9. 13-36
Función BDVAR(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios) Calcula la varianza basándose en una muestra de los valores contenidos en una determinada columna (campo), considerando unicamente las filas que cumplan una determinada condición. rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista. nombre_campo: indica el nombre del campo que se utiliza en la función. rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condición que deben cumplir los registros que entran en el cálculo. Ejemplo: BDVAR(A5:F14;"Beneficio";A1:A2) Como resultado obtenemos --> 70,33 Función BDVARP(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios) Calcula la varianza basándose en todos los valores contenidos en una determinada columna (campo), considerando unicamente las filas que cumplan una determinada condición. rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista. nombre_campo: indica el nombre del campo que se utiliza en la función. rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condición que deben cumplir los registros que entran en el cálculo. Ejemplo: BDVARP(A5:F14;"Beneficio";A1:A2) Como resultado obtenemos --> 46,88 Función BDDESVEST(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios) Calcula la desviación estándar basándose en una muestra de los valores contenidos en una determinada columna (campo), considerando unicamente las filas que cumplan una determinada condición. rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista. nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a utilizar en el cálculo. rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condición que deben cumplir los registros que entran en el cálculo. Ejemplo: BDDESVEST(A5:F14;"Beneficio";A1:A3) Como resultado obtenemos --> 8,10 Función BDDESVESTP(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios) Calcula la desviación estándar basándose en todos los valores contenidos en una determinada columna (campo), considerando unicamente las filas que cumplan una determinada condición. rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista. nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a utilizar en el cálculo. rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condición que deben cumplir los registros que entran en el cálculo. Ejemplo: BDDESVESTP(A5:F14;"Beneficio";A1:F3) Como resultado obtenemos --> 7,15 1.9Crear un resumen de datos Cuando hablamos de crear un resumen de los datos de una tabla nos estamos refiriendo a crear 14-36
subtotales agrupando los registros por alguno de los campos de la lista. Por ejemplo si tenemos una lista de niños con los campos nombre, dirección, localidad y edad; podemos obtener un resumen de la edad media de los niños por localidad. Otro ejemplo, el que te enseñamos abajo, disponemos de una lista de vehículos clasificados por marca y modelo; y queremos averiguar el coste total de cada marca. Para agregar los subtotales automáticamente debemos situarnos sobre una celda cualquiera de la lista y marcar la opción Fila de totales en las Opciones de estilo de tabla, en la pestaña Diseño. Al seleccionar una celda de la fila de totales, aparece una pestaña con una lista de las funciones que podemos usar para calcular el total de esa columna. 1.10Criterios de Filtrado Para formar las condiciones que vayamos a utilizar en el parámetro rango_criterios, debemos reservar una zona en nuestra hoja de cálculo para dichas condiciones, zona que llamaremos zona de criterios. En esta zona tendremos que tener en una fila los encabezados de los campos de la lista que intervienen en la condición, (lo mejor es copiarlos de la lista) y debajo indicaremos las condiciones. Si conoces Access, es parecido a indicar condiciones en la rejilla QBE de las consultas. Por ejemplo, si queremos filtrar los registros de nombre Rosa, en la zona de criterios debajo de la celda Nombre escribimos Rosa, esto equivale a definir la condición Nombre="Rosa". Cuando la condición es una igualdad no es necesario poner el signo = delante del valor, ponemos directamente el valor Rosa, ahora si quisiéramos los registros cuyo código sea superior a 3 deberíamos escribir en la celda inferior a la cabecera CODIGO, >3 para formar la condición Codigo > 3. Para combinar varias condiciones se emplean los operadores Y y O. En un criterio de filtrado, si las condiciones están escritas en la misma fila, estarán unidas por el 15-36
operador Y, para que el registro aparezca se deben cumplir todas las condiciones. Por ejemplo precio > 100 y precio < 1200, aparecen los registros cuyo precio está comprendido entre 101 y 1199. En un criterio de filtrado, si las condiciones están escritas en distintas filas, estarán unidas por el operador O, el registro aparecerá en el resultado del filtrado si cumple al menos una de las condiciones. Por ejemplo, con la condición nombre="Rosa" O nombre="Ana", aparecen los registros cuyo nombre es Rosa o Ana, aparecerán todas las Ana y todas las Rosa. Por ejemplo si en la zona de criterios tenemos: Se filtrarán los registros de nombre Rosa. Si en la zona de criterios tenemos: Se filtrarán los registros de nombre Rosa y que además tengan un código mayor que 3. Si en la zona de criterios tenemos: Se filtrarán los registros de nombre Rosa O código mayor que 3, es decir los de nombre Ana y los que tengan un código mayor que 3 aunque no se llamen Ana. Con un poco de práctica puedes llegar a formar condiciones realmente complejas 2.Tablas Dinámicas LAS TABLAS DINAMICAS SON UNA HERRAMIENTA QUE SIMPLIFICA EL SACAR REPORTES EN EXCEL, A CONTINUACION MUESTRO LA IMAGEN PARA LA APLICACIÓN DE ESTA HERRAMIENTA EN EXCEL 2003 DIFERENTE DE EXCEL 2007. 16-36
2.1Crear una tabla dinámica Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los datos origen, etc... Para aquellos que tengais conocimientos de Access es lo más parecido a una consulta de referencias cruzadas, pero con más interactividad. Veamos cómo podemos crear una tabla dinámica a partir de unos datos que ya tenemos. Para crear una tabla dinámica, Excel nos proporciona las tablas y gráficos dinámicos. Supongamos que tenemos una colección de datos de los artículos del almacén con el número de referencia y el mes de compra, además sabemos la cantidad comprada y el importe del mismo. Vamos a crear una tabla dinámica a partir de estos datos para poder examinar mejor las ventas de cada artículo en cada mes. Para ello vamos a la pestaña Insertar y hacemos clic en Tabla dinámica (también podemos desplegar el menú haciendo clic en la flecha al pie del botón para crear un gráfico dinámico). Aparece el cuadro de diálogo de creación de tablas dinámicas. Desde aquí podremos indicar el lugar donde se encuentran los datos que queremos analizar y el lugar donde queremos ubicarla. 17-36
En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de celdas y que queremos ubicarla en una hoja de cálculo nueva. Podríamos crear una conexión con otra aplicación para obtener los datos desde otra fuente diferente a Excel. En el caso de seleccionar la opción Selecciona una tabla o rango debemos seleccionar todas las celdas que vayan a participar, incluyendo las cabeceras. Pulsamos Aceptar para seguir. 2.2Aplicar filtros a una tabla dinámica Otra característica útil de las tablas dinámicas es permitir filtrar los resultados y así visualizar únicamente los que nos interesen en un momento determinado. Esto se emplea sobre todo cuando el volumen de datos es importante. Los campos principales en el panel y los rótulos en la tabla están acompañados, en su parte derecha, de una flecha indicando una lista desplegable. Por ejemplo, si pulsamos sobre la flecha del rótulo Rótulos de columna nos aparece una lista como vemos en la imagen con los distintos meses disponibles en la tabla con una casilla de verificación en cada uno de ellos para indicar si los queremos ver o no, más una opción para marcar todas las opciones en este caso todos los meses. Si dejamos marcados los meses Enero y Febrero, los otros meses desaparecerán de la tabla, pero no se pierden, en cualquier momento podemos visualizarlos volviendo a desplegar la lista y marcando la casilla (Seleccionar todo). Para cerrar este cuadro debemos pulsar en Aceptar o sobre Cancelar para cerrar y dejarlo como estaba. Aplicando el filtro a varios campos podemos formar condiciones de filtrado más complejas, por 18-36
ejemplo podemos seleccionar ver los articulos con referencia 1236 de Abril. 2.3Obtener promedios en una tabla dinámica Por defecto, al crear una tabla dinámica, Excel nos genera unos totales con sumatorio, puede interesarnos modificar esas fórmulas por otras como pueden ser sacar el máximo o el mínimo, el promedio, etc. Para hacer esto debemos situarnos en cualquier celda de la zona que queremos rectificar y hacer clic con el botón derecho del ratón, nos aparece un menú emergente con diferentes opciones, debemos escoger la opción Configuración de campo de valor... y nos aparece un cuadro de diálogo como el que vemos en la imagen. En este cuadro de diálogo podemos escoger cómo queremos hacer el resumen, mediante Suma, Cuenta, Promedio, etc. También podemos abrir el cuadro de diálogo con el botón de la pestaña Opciones. 2.4Gráficos con tablas dinámicas Para crear una gráfica de nuestra tabla dinámica deberemos hacer clic en el botón Gráfico dinámico de la pestaña Opciones. Para cambiar el formato del gráfico a otro tipo de gráfico que nos agrade más o nos convenga más según los datos que tenemos. Al pulsar este botón se abrirá el cuadro de diálogo de Insertar gráfico, allí deberemos escoger el gráfico que más nos convenga. Luego, la mecánica a seguir para trabajar con el gráfico es la misma que se vió en el tema de gráficos. 19-36
3. Características Avanzadas de Excel LAS MANERAS DE DARLE UN FORMATO A LOS REPORTES DE EXCEL CAMBIA EN SU MODO DE ACCESO EN EXCEL 2003, A CONTINUACION MUESTRO LA PANTALLA QUE PARA USTEDES ES MUY FAMILIAR YA QUE SE REFIERE AL FORMATO O PRESENTACION QUE LE PODEMOS DAR A UN FORMATO A DIFERENCIA DE EXCEL 2007 ES DISTINTO EN SU APLICACIÓN. 20-36
3.1Formas de cambiar un formato En este tema estudiaremos algunas características avanzadas de Excel que nos pueden ser de utilidad cuando queramos realizar algún trabajo un poco más profesional o que se salga un poco de lo corriente. Diferentes formas de cambiar un formato Para modificar el formato de una o varias celdas, podemos elegir entre las distintas formas que nos proporciona Excel, es interesante conocerlas todas para luego elegir la que nos resulte más cómoda. Estas son las diferentes formas que podemos utilizar: Utilizando la pestaña Inicio. Ya hemos visto, en temas anteriores, que en la pestaña Inicio, tenemos varios iconos para asignar de forma rápida un determinado formato a los números incluidos en las celdas. Los formatos incluidos en la barra son los más comunes. Utilizando las teclas de acceso rápido También podemos escoger un formato utilizando las teclas de acceso rápido que exponemos en la siguiente tabla: Teclas de Acceso Rápido Efecto CTRL+MAYÚS+$ Aplicar el formato Moneda con dos decimales (los números negativos aparecen en rojo). CTRL+MAYÚS+% Aplicar el formato Porcentaje sin decimales CTRL+MAYÚS+^ Aplicar el formato numérico Exponencial con dos decimales CTRL+MAYÚS+# Aplicar el formato Fecha con el día mes y año CTRL+MAYÚS+@ Aplicar el formato Hora con la hora y minutos e indicar a.m. o p.m CTRL+MAYÚS+! Aplicar el formato Número con dos decimales separador de miles y signo menos (-) para los valores negativos 21-36
Esta forma me permite aplicar también en un sólo paso un formato, incluye formatos que no tenemos en la barra Formato, pero es tal vez más complicada de utilizar ya que requiere que memoricemos las combinaciones de teclas. Utilizando el cuadro de diálogo Formato de celdas Esta última forma es menos rápida ya que requiere de varios pasos (abrir el cuadro de diálogo, elegir la pestaña adecuada y luego el formato deseado), pero permite utilizar muchos más formatos y sobre todo nos permite ver todo el amplio abanico de formatos que nos ofrece Excel, además de permitir que definamos nuestro propio formato personalizado. Para abrir el cuadro de diálogo Formato de celdas podemos elegir entre: - Hacer clic en la flecha que aparece al pie de la sección Número (en la imagen más arriba). - Hacer clic con el botón derecho sobre la celda y escogiendo del menú contextual la opción Formato de celdas... - Presionar la combinación de teclas Ctrl + 1. Al realizar cualquiera de estas operaciones nos aparece el cuadro de diálogo como el que vemos en la imagen donde podemos escoger entre los diversos formatos numéricos. 3.2Definir Formatos Personalizados Excel provee una gran cantidad de formatos numéricos, pero es posible que en algún momento necesitemos algún formato que no esté disponible en los estándares de Excel. Para subsanar esta carencia Excel dispone de una herramienta para crear formatos personalizados. Por defecto todas las celdas de Excel tienen el formato de número general. Su funcionamiento se basa en que lo que escribimos es lo que tenemos, es decir se adapta a lo que hayamos escrito, ya sea texto, 22-36
números con decimales, porcentajes, etc. Para crear un nuevo formato debemos acceder al cuadro de diálogo Formato de celdas, seleccionar la Categoría: Personalizada y seguidamente en el cuadro de texto Tipo: debemos escribir el código del formato que deseamos crear. Para crear un formato de número personalizado, primero debemos conocer las reglas de los códigos para crear un formato. El formato se compone de cuatro secciones separadas por ; (punto y coma). ____________ ;____________ ; ____________ ; ____________ La primera sección define el formato que tendrá el número en la celda si es positivo; la segunda, si el número es negativo, la tercera, si el número vale cero; la cuarta si la celda contiene texto. 0 : Reserva un dígito para un número, si no se completa el tamaño definido por el formato se completa con ceros. # : Reserva un dígito para un número, pero si no se completa el tamaño definido por el formato se deja en blanco. ? : Reserva un dígito. Añade espacios en ceros insignificantes. . : Punto decimal. % : Símbolo porcentual. , : Separador de millares. E- E+ e- e+ : Notación científica. $ - + / ( ) : : Muestra estos caracteres. No necesitan comillas. : Muestra el siguiente carácter en el formato. * : Repite el siguiente carácter hasta completar el ancho de la celda. _ : Deja un espacio 23-36
"texto" : Muestra el texto escrito entre la comillas dobles. @ : Espacio reservado para texto. [color] : Muestra el carácter en el color especificado. Puede ser Negro, Azul, Cian, Verde, Magenta, Verde, Rojo y Amarillo. [color n] : Muestra el correspondiente color de la paleta de colores, n puede ser un número entre 0 y 56. [valor condición] : Permite escoger tu propio criterio para cada sección de un formato numérico. m : Muestra el mes como número sin ceros (1-12). mm : Muestra el mes como número con ceros (01-12). mmm : Muestra el nombre del mes como abreviación (Ene, Feb). mmmm : Muestra el nombre del mes por completo (Enero, Febrero). mmmmm : Muestra la inicial del mes (E, F). d : Muestra el día como número sin ceros (1-31). dd : Muestra el día como número con ceros (01-31). ddd : Muestra el nombre del día como abreviación (Lun, Mar). dddd : Muestra el nombre del día por completo (Lunes, Martes). yy o yyyy : Muestra el año en dos dígitos (00-99) o cuatro (1900-9999). h o hh : Muestra la hora como números sin ceros (0-23) o como números con ceros (00-23). m o mm : Muestra los minútos como números sin ceros (0-59) o como números con ceros (00-59). s o ss : Muestra los segundos como números sin ceros (0-59) o como números con ceros (00-59). AM/PM : Muestra la hora en formato de 12 horas, si no se indica esta opción se muestra la hora en formato 24 horas. Por ejemplo, puedes utilizar el siguiente formato personalizado: €#,##[Verde];(0,00€)[Rojo];"Cero";"" Este formato contiene cuatro secciones separadas por el signo de punto y coma y utiliza un formato diferente para cada sección. Con este formato estamos indicando que los números positivos (1ªsección) se escriben en verde, llevan el signo del euro delante, no se muestran los ceros no significativos y solo se muestran 2 decimales (#.##); los números negativos se escriben en rojo, entre paréntesis con el € detrás y con dos decimales siempre; los valores cero se sustituyen por la palabra cero y los textos por la cadena nula, es decir que si en la celda hay texto, ese texto desaparecerá. 3.3El Formato Condicional LOS FORMATOS PERSONALIZADOS SON DE DEMASIADA UTILIDAD CUANDO MANEJAMOS ALGUNA CONDICION Y ARROJE EL RESULTADO DE FORMA AUTOMATICA SIN RODEOS, EL ACCESO A ESTA APLICACIÓN EN EXCEL 2003 ES DISTINTA A EXCEL 2007, LO PRESENTAMOS EN LA SIGUIENTE VENTANA. 24-36
1° Acceso a Formato Condicional 2° Formato Condicional 25-36
El formato condicional sirve para que dependiendo del valor de la celda, Excel aplique un formato especial o no sobre esa celda. El formato condicional suele utilizarse para resaltar errores, para valores que cumplan una determinada condición, para resaltar las celdas según el valor contenido en ella, etc... Cómo aplicar un formato condicional a una celda: - Seleccionamos la celda a la que vamos a aplicar un formato condicional. - Accedemos al menú Formato condicional de la pestaña Inicio. Aquí tenemos varias opciones, como resaltar algunas celdas dependiendo de su relación con otras, o resaltar aquellas celdas que tengan un valor mayor o menor que otro. Utiliza las opciones Barras de datos, Escalas de color y Conjunto de iconos para aplicar diversos efectos a determinadas celdas. Nosotros nos fijaremos en la opción Nueva regla que permite crear una regla personalizada para aplicar un formato concreto a aquellas celdas que cumplan determinadas condiciones. Nos aparece un cuadro de diálogo Nueva regla de formato como el que vemos en la imagen. 26-36
En este cuadro seleccionaremos un tipo de regla. Normalmente querremos que se aplique el formato únicamente a las celdas que contengan un valor, aunque puedes escoger otro diferente. En el marco Editar una descripción de regla deberemos indicar las condiciones que debe cumplir la celda y de qué forma se marcará. De esta forma si nos basamos en el Valor de la celda podemos escoger entre varias opciones como pueden ser un valor entre un rango mínimo y máximo, un valor mayor que, un valor menor que y condiciones de ese estilo. Los valores de las condiciones pueden ser valores fijos o celdas que contengan el valor a comparar. Si pulsamos sobre el botón Formato... entramos en un cuadro de diálogo donde podemos escoger el formato con el que se mostrará la celda cuando la condición se cumpla. El formato puede modificar, el color de la fuente de la letra, el estilo, el borde de la celda, el color de fondo de la celda, etc. Al pulsar sobre Aceptar se creará la regla y cada celda que cumpla las condiciones se marcará. Si el valor incluido en la celda no cumple ninguna de las condiciones, no se le aplicará ningún formato especial. Si pulsamos sobre Cancelar, no se aplicarán los cambios efectuados en el formato condicional. Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar Ejercicio Crear un formato condicional. 3.4La Validación de Datos La validación de datos es muy similar al formato condicional, salvo que esta característica tiene una función muy concreta y es validar el contenido de una celda; pudiendo incluso mostrar un mensaje de error o aviso si llegara el caso. Para aplicar una validación a una celda. - Seleccionamos la celda que queremos validar. - Accedemos a la pestaña Datos y pulsamos Validación de datos. 27-36
Nos aparece un cuadro de diálogo Validación de datos como el que vemos en la imagen donde podemos elegir entre varios tipos de validaciones. En la sección Criterio de validación indicamos la condición para que el datos sea correcto. Dentro de Permitir podemos encontrar Cualquier valor, Número entero, Decimal, Lista, Fecha, Hora, Longitud de texto y personalizada. Por ejemplo si elegimos Número entero, Excel sólo permitirá números enteros en esa celda, si el usuario intenta escribir un número decimal, se producirá un error. Podemos restringir más los valores permitidos en la celda con la opción Datos:, donde, por ejemplo, podemos indicar que los valores estén entre 2 y 8. Si en la opción Permitir: elegimos Lista, podremos escribir una lista de valores para que el usuario pueda escoger un valor de los disponibles en la lista. En el recuadro que aparecerá, Origen: podremos escribir los distintos valores separados por ; (punto y coma) para que aparezcan en forma de lista. En la pestaña Mensaje de entrada podemos introducir un mensaje que se muestre al acceder a la celda. Este mensaje sirve para informar de qué tipos de datos son considerados válidos para esa celda. En la pestaña Mensaje de error podemos escribir el mensaje de error que queremos se le muestre al usuario cuando introduzca en la celda un valor incorrecto. 3.5Enlazar y Consolidar hojas Enlazar hojas de trabajo. El concepto de enlazar en Excel es el hecho de utilizar fórmulas de varias hojas para combinar datos. Al enlazar hojas de trabajo estamos creando una dependencia de una con respecto a la otra, apareciendo así dos conceptos: - el libro de trabajo dependiente: es el que contiene las fórmulas. - el libro de trabajo fuente: es el que contiene los datos. La cuestión que debemos plantearnos antes de enlazar hojas de trabajo, es si realmente nos hace falta complicarnos tanto o sencillamente podemos hacerlo todo en una misma hoja. No existe una respuesta genérica, dependerá de la envergadura de los datos y de las fórmulas; si las hojas las van a utilizar varias personas, etc... Para crear un libro de trabajo dependiente debemos crear fórmulas de referencias externas, es decir fórmulas que hacen referencia a datos que se encuentran en una hoja externa a la que está la fórmula. ¿Cómo crear fórmulas de referencias externas? Para crear fórmulas de referencia externa debemos seguir los siguientes pasos: - Abrir el libro de trabajo fuente (el libro que contiene los datos). - Abrir el libro de trabajo dependiente y seleccionar la celda donde queremos incluir la fórmula. - Introducir la fórmula de la forma que hemos hecho siempre, cuando se llegue al punto de escoger las celdas de datos, activar el libro de trabajo fuente y seleccionar las celdas necesarias. 28-36
- Terminar la fórmula y pulsar Intro. Las referencias al libro externo las gestiona automáticamente Excel, incluso si cambiamos el nombre del archivo donde están los datos desde Archivo → Guardar como... las referencias también se cambiarían. Si en el libro de trabajo dependiente queremos ver todos los vínculos a las páginas fuente podemos hacerlo accediendo a la pestaña Datos y haciendo clic en el botón Editar vínculos... Nos aparece el cuadro de diálogo Modificar vínculos donde podemos hacer modificaciones sobre los vínculos. Actualizar valores: Actualiza la lista con los vínculos. Cambiar origen: Podemos modificar el origen del vínculo seleccionado. Abrir origen: Abre el libro del vínculo seleccionado. Romper vínculo: Quita los vínculos de las fórmulas externas. Comprobar estado: Comprueba el estado del origen. Pregunta inicial: Podemos incluir una advertencia al abrir el libro dependiente, indicando que tenemos enlaces externos. Consolidar hojas de trabajo. El concepto de consolidar hojas de trabajo viene muy ligado al concepto de enlace que acabamos de ver. Cuando hablamos de consolidar hojas de trabajo estamos entablando una relación entre varias hojas de trabajo, por tanto es muy posible que existan enlaces entre esas hojas de trabajo. Un ejemplo donde se puede utilizar la consolidación de hojas de trabajo puede ser una compañía que dispone de varios departamentos, cada uno de ellos con un presupuesto, para conocer el presupuesto total de la empresa, crearíamos una hoja dependiente y los libros fuentes serían los libros de los departamentos con sus prepuestos. Si pulsamos sobre la pestaña Datos y pulsando el botón Consolidar... nos aparece el 29-36
cuadro de diálogo Consolidar como vemos en la imagen donde podemos escoger: - la Función: a utilizar, - en Referencia: vamos seleccionando las celdas de uno de los libros fuentes, - pulsamos sobre Agregar para añadir las celdas seleccionadas a la lista de todas las referencias, - repetimos los dos últimos pasos para seleccionar las celdas de los diferentes libros fuentes, - finalmente pulsamos en Aceptar para finalizar la fórmula. Si marcamos la casilla Crear vínculos con los datos de origen, los datos de los libros fuente se incluirán en el libro consolidado a modo de esquema, y si cambiamos un valor en el origen, ese cambio quedará automáticamente reflejado en el libro consolidado. 3.6Excel e Internet Excel nos ofrece la posibilidad de compartir nuestras hojas de trabajo en la Web y también recoger información de Internet. Convertir una hoja en página web. Para poder exponer ("colgar") en Internet nuestro trabajo realizado en Excel, debemos convertirlo a un formato reconocible por los navegadores (html o xml). Para hacer esto debemos seguir los siguientes pasos: - Pulsar sobre el Botón Office. - Seleccionar la opción Guardar como. 30-36
- En el cuadro de diálogo Guardar como tipo tendremos que seleccionar el tipo Página Web en Guardar como tipo: . En esta pantalla disponemos de dos posibles modos de guardar la página Web: Una vez hayamos elegido la opción que más nos interesa según nuestras necesidades podemos pulsar sobre Guardar y tendremos nuestra hoja Excel guardada como una página web con la extensión .htm en lugar del clásico .xls. Una vez tenemos nuestra hoja convertida a formato html tendremos que subirla a un servidor de Internet para que pueda ser vista por los internautas. 4. Macros LAS MACROS EN EXCEL SON UNA HERRAMIENTA QUE AUTOMATIZA PROCESOS, LA MANERA DE ACCESAR EN EXCEL 2003 ES COMO LO MUESTRA LA SIGUIENTE IMAGEN A COMPARACION ES DIFERENTE CON EXCEL 2007. 31-36
En esta unidad estudiaremos qué son las Macros, en qué nos pueden ayudar y cómo crear macros automáticamente. Esta unidad tratará de manera muy sencilla el tema de macros sin entrar en profundidad con el lenguaje de programación utilizado por MS Excel, el Visual Basic Application (VBA), ya que esto ocuparía un curso entero y se sale del objetivo del curso. 4.1Introducción Cuando trabajamos con un libro personalizado, es decir, que nos hemos definido con una serie de características específicas como puedan ser el tipo de letra, el color de ciertas celdas, los formatos de los cálculos y características similares, perdemos mucho tiempo en formatear todo el libro si disponemos de muchas hojas. Con las macros lo que se pretende es automatizar varias tareas y fusionarlas en una sola, añadiendo por ejemplo un botón en nuestro libro que al pulsar sobre él realice todas esas tareas. 4.2Crear una macro automáticamente La forma más fácil e intuitiva de crear macros es crearlas mediante el grabador de macros del que dispone Excel. Este grabador de macros te permite grabar las acciones deseadas que posteriormente las traduce a instrucciones en VBA, las cuales podemos modificar posteriormente si tenemos conocimientos de programación. Para grabar una macro debemos acceder a la pestaña Vista y despliega el submenú Macros y dentro de este submenu seleccionar la opción Grabar macro... Además de esta opción en el menú podemos encontrar las siguientes opciones: Ver Macros... - Donde accedemos a un listado de las macros creadas en ese libro. 32-36
Usar referencias relativas - Con esta opción utilizaremos referencias relativas para que las macros se graben con acciones relativas a la celda inicial seleccionada. Al seleccionar la opción Grabar macro..., lo primero que vemos es el cuadro de diálogo Grabar macro donde podemos dar un nombre a la macro (no está permitido insertar espacios en blanco en el nombre de la macro). Podemos asignarle un Método abreviado: mediante la combinación de las tecla CTRL + "una tecla del teclado". El problema está en encontrar una combinación que no utilice ya Excel. En Guardar macro en: podemos seleccionar guardar la macro en el libro activo, en el libro de macros personal o en otro libro. En Descripción: podemos describir cuál es el cometido de la macro o cualquier otro dato que creamos conveniente. Para comenzar la grabación de la macro pulsamos el botón Aceptar y a continuación, si nos fijamos en la barra de estado, encontraremos este botón en la barra de estado donde tenemos la opción de detener la grabación. A partir de entonces debemos realizar las acciones que queramos grabar, es conveniente no seleccionar ninguna celda a partir de la grabación, ya que si seleccionamos alguna celda posteriormente, cuando ejecutemos la macro, la selección nos puede ocasionar problemas de celdas fuera de rango. Una vez concluidas las acciones que queremos grabar, presionamos sobre el botón Detener de la barra de estado, o accediendo al menú de Macros y haciendo clic en . 4.3Ejecutar una Macro Una vez creada una macro, la podremos ejecutar las veces que queramos. Antes de dar la orden de ejecución de la macro, dependiendo del tipo de macro que sea, será necesario seleccionar o no las celdas que queramos queden afectadas por las acciones de la macro. Por ejemplo si hemos creado una macro que automáticamente da formato a las celdas seleccionadas, tendremos que seleccionar las celdas previamente antes de ejecutar la macro. 33-36
Para ejecutar la macro debemos acceder al menú Ver Macros..., que se encuentra en el menú Macros de la pestaña Vista, y nos aparece el cuadro de diálogo Macro como el que vemos en la imagen donde tenemos una lista con las macros creadas. Debemos seleccionar la macro deseada y pulsar sobre el botón Ejecutar. Se cerrará el cuadro y se ejecutará la macro. En cuanto al resto de botones: Cancelar - Cierra el cuadro de diálogo sin realizar ninguna acción. Paso a paso - Ejecuta la macro instrucción por instrucción abriendo el editor de programación de Visual Basic. Modificar - Abre el editor de programación de Visual Basic para modificar el código de la macro. Estos dos últimos botones son para los que sapan programar. Eliminar - Borra la macro. Opciones - Abre otro cuadro de diálogo donde podemos modificar la tecla de método abreviado (combinación de teclas que provoca la ejecución de la macro sin necesidad de utilizar el menú) y la descripción de la macro. 4.4Crear una Macro Manualmente Para crear una macro de forma manual es necesario tener conocimientos de programación en general y de Visual Basic en particular, ya que es el lenguaje de programación en el que se basa el VBA de Excel. Si no tienes esta base puedes saltarte este punto del tema. Primero debemos abrir el editor Visual Basic presionando la combinación de teclas Alt + F11. Una vez abierto el editor de Visual Basic debemos insertar un módulo de trabajo que es donde se almacena el código de las funciones o procedimientos de las macros. Para insertar un módulo accedemos al menú Insertar → Módulo. A continuación debemos plantearnos si lo que vamos a crear es una función (en el caso que devuelva algún valor), o si por el contrario es un procedimiento (si no devuelve ningún valor). Una vez concretado que es lo que vamos a crear, accedemos al menú Insertar → Procedimiento... 34-36
Nos aparece un cuadro de diálogo como vemos en la imagen donde le damos el Nombre: al procedimiento/función sin insertar espacios en su nombre. También escogemos de qué Tipo es, si es un Procedimiento, Función o es una Propiedad. Además podemos seleccionar el Ámbito de ejecución. Si lo ponemos como Público podremos utilizar el procedimiento/función desde cualquier otro módulo, pero si lo creamos como Privado solo podremos utilizarlo dentro de ese módulo. Una vez seleccionado el tipo de procedimiento y el ámbito presionamos sobre Aceptar y se abre el editor de Visual Basic donde escribimos las instrucciones necesarias para definir la macro. 4.5Guardar un archivo con macros Cuando guardamos un archivo y queremos que las Macros que hemos creado se almacenen con el resto de las hojas de cálculo deberemos utilizar un tipo de archivo diferente. Para ello deberemos ir al Botón Office y seleccionar la opción Guardar como. Se abrirá el cuadro de diálogo Guardar como. En el desplegable Guardar como tipo seleccionar Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm). . 35-36
Dale un nombre y el archivo se almacenará. Cuando abrimos un archivo que tiene Macros almacenadas se nos mostrará este anuncio bajo la banda de opciones: Esto ocurre porque Office no conoce la procedencia de las Macros. Como están compuestas por código podrían realizar acciones que fuesen perjudiciales para nuestro equipo. Si confías en las posibles Macros que contuviese el archivo o las has creado tú pulsa el botón Opciones para activarlas. Aparecerá este cuadro de diálogo: Selecciona la opción Habilitar este contenido y pulsa Aceptar. 36-36
XI CLASE DE SISTEMAS II 14 DE OCTUBRE DE 2010
BUENAS NOCHES, EL 14 DE OCTUBRE EL PROFESOR MARIÑO CORRIGIO LOS PARCIALES PRACTICOS QUE SE REALIZARON LA SEMANA ANTERIOR.... GRACIAS A DIOS ME FUE SUPER....RESOLVIO LAS DIFERENTES DUDAS Y RESALTO LAS FALENCIAS QUE MUCHOS TUVIMOS EN EL PARCIAL PRACTICO. A MI PERSONALMENTE ME GUSTA LA CLASE DE SISTEMAS, HEMOS APENDIDO COSAS PRACTICAS QUE EN EL CASO MIO, ME AYUDAN PARA LOS DIFERENTES CUADROS INFORMATIVOS QUE DEBO PRESENTAR EN MI EMPRESA.
martes, 12 de octubre de 2010
REFERENCIA RELATIVA Y ABSOLUTA
Estructura de una función
Estructura. La estructura de una funcióncomienza por el signo igual (=), seguido por el nombre de la función, un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por comas y un paréntesis de cierre.
Nombre de función. Para obtener una lista de funciones disponibles, haga clic en una celda y presione MAYÚS+F3.
Argumentos. Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices (matriz: utilizada para crear fórmulas sencillas que producen varios resultados o que funcionan en un grupode argumentos que se organizan en filas y columnas. Un rango de matriz comparte una fórmula común; una constante de matriz es un grupo de constantes utilizadas como un argumento.), valores de error como #N/A o referencias de celda (referencia de celda: conjunto de coordenadas que ocupa una celda en una hoja de cálculo. Por ejemplo, la referencia de la celda que aparece en la intersección de la columna B y la fila 3 es B3.). El argumento que se designe deberá generar un valorválido para el mismo. Los argumentos pueden ser también constantes (constante: valor que no ha sido calculado y que, por tanto, no varía. Por ejemplo, el número 210 y el texto " Ingresostrimestrales" son constantes. Las expresiones, o los valores resultantes de ellas, no son constantes.), fórmulas u otras funciones.
Información sobre herramientas de argumentos. Cuando se escribe la función, aparece una información sobre herramientas con su sintaxis y sus argumentos. Por ejemplo, escriba =REDONDEAR( y aparecerá la información. La información sobre herramientas sólo aparece para las funciones integradas.
Escribir fórmulas
Cuando cree una fórmula que contenga una función, el cuadro de diálogo Insertar función le ayudará a introducir las funciones de la hoja de cálculo. A medida que se introduzca una función en la fórmula, el cuadro de diálogo Insertar función irá mostrando el nombre de la función, cada uno de sus argumentos, una descripción de la función y de cada argumento, el resultado actual de la función y el resultado actual de toda la fórmula.
Funciones anidadas
En algunos casos, puede que deba utilizar una función como uno de los argumentos (argumento: valores que utiliza una función para llevar a cabo operaciones o cálculos. El tipo de argumento que utiliza una función es específico de esa función. Los argumentos más comunes que se utilizan en las funciones son números, texto, referencias de celda y nombres.) de otra función. Por ejemplo, la siguiente fórmula utiliza una función anidada PROMEDIO y compara el resultado con el valor 50.
Resultados válidos
Cuando se utiliza una función anidada como argumento, deberá devolver el mismo tipo de valor que el que utilice el argumento. Por ejemplo, si el argumento devuelve un valor VERDADERO o FALSO, la función anidada deberá devolver VERDADERO o FALSO. Si éste no es el caso, Microsoft Excel mostrará el valor de error #¡VALOR!
Límites del nivel de anidamiento
Una fórmula puede contener como máximo siete niveles de funciones anidadas. Si la Función B se utiliza como argumento de la Función A, la Función B es una función de segundo nivel. Por ejemplo, la función PROMEDIO y la función SUMA son ambas funciones de segundo nivel porque son argumentos de la función SI. Una función anidada dentro de la función PROMEDIO será una función de tercer nivel, etc.
Referencias en las fórmulas
Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica a Microsoft Excel en qué celdas debe buscar los valores o los datos que desea utilizar en una fórmula. En las referencias se puede utilizar datos de distintas partes de una hoja de cálculo en una fórmula, o bien utilizar el valor de una celda en varias fórmulas. También puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro y a otros libros. Las referencias a celdas de otros libros se denominan vínculos.
Estilo de referencia A1
De forma predeterminada, Microsoft Excelutiliza el estilo de referencia A1, que se refiere a columnas con letras (de A a IV, para un total de 256 columnas) y a las filas con números (del 1 al 65536). Estas letras y números se denominan títulos de fila y de columna. Para hacer referencia a una celda, escriba la letra de la columna seguida del número de fila. Por ejemplo, B2 hace referencia a la celda en la intersección de la columna B y la fila 2.
Para hacer referencia a
Utilice
La celda de la columna A y la fila 10
A10
El rango de celdas de la columna A y de las filas de la 10 a la 20.
A10:A20
El rango de celdas de la fila 15 y de las columnas B a E.
B15:E15
Todas las celdas de la fila 5
5:5
Todas las celdas de las filas 5 a 10.
5:10
Todas las celdas de la columna H
H:H
Todas las celdas desde la columna H hasta la J
H:J
El rango de celdas de las columnas A a E y de las filas 10 a 20.
A10:E20
Referencia a otra hoja de cálculo
En el siguiente ejemplo, la función de la hoja de cálculo PROMEDIO calcula el valor promedio del rango B1:B10 en la hoja de cálculo denominada Marketing del mismo libro.
Vínculo a otra hoja de cálculo en el mismo libro
Observe que el nombre de la hoja de cálculo y un signo de exclamación (!) preceden a la referencia de rango.
Diferencia entre referencias relativas y absolutas
Referencias relativas Una referencia relativa en una fórmula, como A1, se basa en la posición relativa de la celda que contiene la fórmula y de la celda a la que hace referencia. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia la referencia. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia se ajusta automáticamente. De forma predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas. Por ejemplo, si copia una referencia relativa de la celda B2 a la celda B3, se ajusta automáticamente de =A1 a =A2.
Fórmula copiada con referencia relativa
Referencias absolutas
Una referencia de celda absoluta en una fórmula, como $A$1, siempre hace referencia a una celda en una ubicación específica. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia absoluta no se ajusta. De forma predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas y es necesario cambiarlas a referencias absolutas. Por ejemplo, si copia una referencia absoluta de la celda B2 a la celda B3, permanece invariable en ambas celdas =$A$1.
Fórmula copiada con referencia absoluta
Referencias mixtas Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa, o una fila absoluta y una columna relativa. Una referencia de columna absoluta adopta la forma $A1, $B1, etc. Una referencia de fila absoluta adopta la forma A$1, B$1, etc. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia la referencia relativa y la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia relativa se ajusta automáticamente y la referencia absoluta no se ajusta. Por ejemplo, si se copia una referencia mixta de la celda A2 a B3, se ajusta de =A$1 a =B$1.
Fórmula copiada con referencia mixta
Estilo de referencia 3D
Si desea analizar los datos de la misma celda o del mismo rango de celdas en varias hojas de cálculo dentro de un libro, utilice una referencia 3D. Una referencia 3D incluye la referencia de celda o de rango, precedida de un rango de nombres de hoja de cálculo. Excel utilizará las hojas de cálculoalmacenadas entre los nombres inicial y final de la referencia. Por ejemplo, =SUMA(Hoja2:Hoja13!B5) agrega todos los valores contenidos en la celda B5 de todas las hojas de cálculo comprendidas entre la Hoja 2 y la Hoja 13, ambas incluidas.
Pueden utilizarse referencias 3D a las celdas de otras hojas para definir nombres y crear fórmulas mediante las siguientes funciones: SUMA, PROMEDIO, PROMEDIOA, CONTAR, CONTARA, MAX, MAXA, MIN, MINA, PRODUCTO, DESVEST, DESVESTA, DESVESTP, DESVESTPA, VAR, VARA, VARP y VARPA.
No pueden utilizarse referencias 3D en fórmulas matriciales (fórmula matricial: fórmula que lleva a cabo varios cálculos en uno o más conjuntos de valores y devuelve un único resultado o varios resultados. Las fórmulas matriciales se encierran entre llaves { } y se especifican presionando CTRL+MAYÚS+ENTRAR.).
No pueden utilizarse referencias 3D con el operador (operador: signo o símbolo que especifica el tipo de cálculo que se debe llevar a cabo en una expresión. Hay operadores matemáticos, comparativos, lógicos y referenciales.) de intersección (un solo espacio) o en fórmulas que utilicen una intersección implícita (intersección implícita: referencia a un rango de celdas, en lugar de una celda, que se calcula como una única celda. Si la celda C10 contiene la fórmula =B5:B15*5, Excel multiplica el valor de la celda B10 por 5 porque las celdas B10 y C10 están en la misma fila.).
Cómo cambian las referencias 3D cuando se mueven, copian, insertan o eliminan hojas de cálculo
En los ejemplos siguientes se explica lo que ocurre cuando se mueven, copian, insertan o eliminan hojas de cálculo que están incluidas en una referencia 3D. En los ejemplos se utiliza la fórmula =SUMA(Hoja2:Hoja6!A2:A5) para sumar las celdas A2 a A5 desde la hoja 2 hasta la hoja 6.
Insertar o copiar ; Si se insertan o se copian hojas entre la Hoja2 y la Hoja6 del libro (las extremas en este ejemplo), Microsoft Excel incluirá en los cálculos todos los valores en las celdas de la A2 a la A5 de las hojas que se hayan agregado.
Eliminar Si se eliminan las hojas que hay entre la Hoja2 y la Hoja6, Excel eliminará los valores del cálculo.
Mover Si se mueven hojas situadas entre la Hoja2 y la Hoja6 a una ubicación situada fuera del rango de hojas al que se hace referencia, Excel eliminará del cálculo sus valores.
Calcular un punto final Si se mueve la Hoja2 o la Hoja6 a otra ubicación en el mismo libro, Excel ajustará el cálculo para que integre el nuevo rango de hojas que exista entre ellas.
Eliminar un punto final Si se eliminan Hoja2 u Hoja6, Excel lo ajustará para que integre el nuevo rango de hojas que exista entre ellas.
Estilo de referencia L1C1
También puede utilizarse un estilo de referencia en el que se numeren tanto las filas como las columnas de la hoja de cálculo. El estilo de referencia L1C1 es útil para calcular las posiciones de fila y columna en macros (macro: acción o conjunto de acciones que se pueden utilizar para automatizar tareas. Las macros se graban en el lenguaje de programación Visual Basic para Aplicaciones.). En el estilo L1C1, Excel indica la ubicación de una celda con una "L" seguida de un número de fila y una "C" seguida de un número de columna.
Referencia
Significado
L[-2]C
Referencia relativa (referencia relativa: en una fórmula, dirección de una celda basada en la posición relativa de la celda que contiene la fórmula y la celda a la que se hace referencia. Si se copia la fórmula, la referencia se ajusta automáticamente. Una referencia relativa toma la forma A1.) a la celda situada dos filas hacia arriba, en la misma columna.
L[2]C[2]
Referencia relativa a la celda situada dos filas hacia abajo, dos columnas hacia la derecha.
L2C2
Referencia absoluta (referencia de celda absoluta: en una fórmula, dirección exacta de una celda, independientemente de la posición de la celda que contiene la fórmula. Una referencia de celda absoluta tiene la forma $A$1.) a la celda de la segunda fila en la segunda columna.
L[-1]
Referencia relativa a toda la fila situada sobre la celda activa
L
Referencia absoluta a la fila actual
Al grabar una macro, Excel registra algunos comandos utilizando el estilo de referencia L1C1. Por ejemplo, si se registra un comando como hacer clic en el botón Autosuma para insertar una fórmula que suma un rango de celdas, Excel registra la fórmula utilizando referencias del estilo L1C1 y no del estilo A1.
Para activar o desactivar el estilo de referencia L1C1
Elija Opciones en el menú Herramientas y, a continuación, haga clic en la ficha General .
En Configuración, active o desactive la casilla de verificación Estilo de referencia L1C1.
Nombres en las fórmulas
Puede utilizar los rótulos de las columnas y filas de una hoja de cálculo para hacer referencia a las celdas de esas columnas o filas. También puede crear nombres (nombre: palabra o cadena de caracteres que representa una celda, rango de celdas, fórmula o valor constante. Utilice nombres fáciles de entender, como Productos, para referirse a rangos difíciles de entender, como Ventas!C20:C30.) descriptivos para representar las celdas, los rangos de celdas, las fórmulas o los valores constantes (constante: valor que no ha sido calculado y que, por tanto, no varía. Por ejemplo, el número 210 y el texto "Ingresos trimestrales" son constantes. Las expresiones, o los valores resultantes de ellas, no son constantes.). Es posible utilizar rótulos en las fórmulas que hagan referencia a datos de la misma hoja de cálculo; si desea representar un rango en otra hoja, utilice un nombre.
Utilizar nombres definidos para representar celdas, constantes o fórmulas
Un nombre definido en una fórmula puede facilitar la comprensión del objetivo de la fórmula. Por ejemplo, la fórmula =SUMA(VentasPrimerTrimestre) puede ser más sencilla de identificar que =SUMA(C20:C30). Los nombres están disponibles en cualquier hoja de cálculo. Por ejemplo, si el nombre VentasProyectadas hace referencia al rango A20:A30 en la primera hoja del cálculo de un libro, puede utilizarse el nombre VentasProyectadas en cualquier hoja del mismo libro para hacer referencia al rango A20:A30 en la primera hoja de cálculo.
Los nombres también pueden utilizarse para representar fórmulas o valores que no cambien (constantes). Por ejemplo, puede utilizarse el nombre IVA para representar el importe del impuesto(como un porcentaje) aplicado a las transacciones de ventas.
También puede vincularlo a un nombre definido en otro libro, o definir un nombre que haga referencia a celdas de otro libro. Por ejemplo, la fórmula =SUMA(Ventas.xls!VentasProyectadas) hace referencia al rango con el nombre VentasProyectadas del libro denominado Ventas.
Nota De forma predeterminada, en los nombres se utilizan referencias absolutas de celda (referencia de celda absoluta: en una fórmula, dirección exacta de una celda, independientemente de la posición de la celda que contiene la fórmula. Una referencia de celda absoluta tiene la forma $A$1.).
Directrices para los nombres
Caracteres permitidos El primer carácter de un nombre deberá ser una letra o un carácter de subrayado. Los demás caracteres del nombre pueden ser letras, números, puntos y caracteres de subrayado.
Nombres iguales que referencias Los nombres no pueden ser iguales que una referencia de celda, como Z$100 o L1C1.
Usar varias palabras Se pueden usar varias palabras pero no se permiten espacios. Pueden utilizarse caracteres de subrayado y puntos como separadores de palabras; por ejemplo, Impuesto_Ventas o Primer.Trimestre.
Número de caracteres permitido Un nombre puede contener 255 caracteres como máximo.
Nota Si un nombre definido para un rango contiene más de 253 caracteres, no podrá seleccionarlo en el cuadro Nombre.
Distinción entre mayúsculas y minúsculas Los nombres pueden contener letras mayúsculas y minúsculas. Microsoft Excel no distingue entre mayúsculas y minúsculas en los nombres. Por ejemplo, si se ha creado el nombre Ventas y, se crea otro denominado VENTAS en el mismo libro, el segundo nombre reemplazará al primero.
Utilizar rótulos de filas y columnas existentes como nombres
Cuando se crea una fórmula que hace referencia a datos en una hoja de cálculo, se pueden utilizar los rótulos de fila y de columna de la hoja para hacer referencia a datos. Por ejemplo, para calcular el valor total de la columna Producto, utilice la fórmula =SUMA(Producto).
Utilizar un rótuloSi tiene que hacer referencia a la cantidad de Producto 3 correspondiente a la división Este (es decir, al valor 110,00), puede utilizar la fórmula =Producto 3 Este. El espacio que hay en la fórmula "Producto 3" y "Este" es el operador (operador: signo o símbolo que especifica el tipo de cálculo que se debe llevar a cabo en una expresión. Hay operadores matemáticos, comparativos, lógicos y referenciales.) de intersección. Este operador designa que Microsoft Excel debe buscar y devolver el valor de la celda en la intersección de la fila que tiene el rótulo Este y la columna que tiene el rótulo
Producto 3.
Nota De manera predeterminada, Excel no reconoce los rótulos de las fórmulas. Para utilizar rótulos en las fórmulas, haga clic en el comando Opciones del menú Herramientas y, a continuación, en la ficha Calcular. En Opciones del libro, active la casilla de verificación Aceptar rótulos en las fórmulas.
Rótulos apilados Si utiliza rótulos para las columnas y filas en la hoja de cálculo, pueden utilizarlos para crear fórmulas que hagan referencia a los datos de la hoja de cálculo. Si la hoja de cálculo contiene rótulos de columna apilados (un rótulo en una celda va seguido de uno o más rótulos por debajo de él), pueden utilizarse en las fórmulas para hacer referencia a los datos de la hoja de cálculo. Por ejemplo, si el rótulo Oeste está en la celda E5 y el rótulo Previstas está en la celda E6, la fórmula =SUMA(Oeste Previstas) devolverá el valor total de la columna Oeste Previstas.
Orden de los rótulos apilados Si se hace referencia a la información mediante el uso de rótulos apilados, la referencia se hará en el orden en que aparezcan los rótulos, de arriba a abajo. Si el rótulo Oeste está en la celda F5 y el rótulo Real está en la celda F6, puede hacer referencia a los números reales de Oeste mediante el uso de Oeste Real en una fórmula. Por ejemplo, para calcular el promedio de las cifras reales de Oeste, utilice la fórmula =PROMEDIO(Oeste Real).
Utilizar fechas como rótulos Si se asigna un rótulo a un rango mediante el cuadro de diálogo Rango de rótulos y el rango contiene un año o una fecha como un rótulo, Excel definirá la fecha como un rótulo encerrándolo entre comillas sencillas cuando se escriba en una fórmula. Por ejemplo, supongamos que la hoja de cálculo contiene los rótulos 2007 y 2008 y que éstos se han especificado mediante el cuadro de diálogo Rango de rótulos. Cuando escriba la fórmula =SUMA(2008), Excel actualizará automáticamente la fórmula a =SUMA('2008').
Operadores de cálculo en las fórmulas
Los operadores especifican el tipo de cálculo que se desea realizar con los elementos de una fórmula. Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores de cálculo: aritmético, comparación, texto y referencia.
Tipos de operadores
Operadores aritméticos Para ejecutar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta o multiplicación, combinar números y generar resultados numéricos, utilice los siguientes operadores aritméticos.
Operador aritmético
Significado (Ejemplo)
+ (signo más)
Suma (3+3)
- (signo menos)
Resta (3-1)
Negación (-1)
* (asterisco)
Multiplicación (3*3)
/ (barra oblicua)
División (3/3)
% (signo de porcentaje)
Porcentaje (20%)
^ (acento circunflejo)
Exponenciación (3^2)
Operadores de comparación Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores, el resultado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO.
Operador de comparación
Significado (Ejemplo)
= (signo igual)
Igual a (A1=B1)
>(signo mayor que)
Mayor que (A1>B1)
<(signo menor que) Menor que (A1= (signo igual o mayor que)
Igual o mayor que (A1>=B1)
<= (signo igual o menor que) Igual o menor que (A1<=B1) <>(signo distinto de)
Distinto de (A1<>B1)
Operador de concatenación de texto Utilice el signo (&) para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto.
Operador de texto
Significado (Ejemplo)
& ("y" comercial)
Conecta o concatena dos valores para generar un valor de texto continuo ("Viento"&"norte")
Operadores de referencia Combinan rangos de celdas para los cálculos con los siguientes operadores.
Operador de referencia
Significado (Ejemplo)
: (dos puntos)
Operador de rango que genera una referencia a todas las celdas entre dos referencias, éstas incluidas (B5:B15)
, (coma)
Operador de unión que combina varias referencias en una sola (SUMA(B5:B15,D5:D15))
(espacio)
Operador de intersección que genera una referencia a celdas comunes a las dos referencias (B7:D7 C6:C8)
Orden en que Excel ejecuta las operaciones en las fórmulas
Las fórmulas calculan los valores en un orden específico. Las fórmulas de Excel siempre comienzan por un signo igual (=). El signo igual indica a Excel que los caracteres siguientes constituyen una fórmula. Detrás del signo igual están los elementos que se van a calcular (los operandos), separados por operadores de cálculo. Excel calcula la fórmula de izquierda a derecha, según el orden específico de cada operador de la fórmula.
Precedencia de los operadores
Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el orden que se indica en la tabla a continuación. Si una fórmula contiene operadores con la misma precedencia (por ejemplo, si una fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de división), Excel evaluará los operadores de izquierda a derecha.
Operador
Descripción
: (dos puntos)
(un solo espacio)
, (coma)
Operadores de referencia
-
Negación (como en -1)
%
Porcentaje
^
Exponenciación
* y /
Multiplicación y división
+ y -
Suma y resta
&
Conecta dos cadenas de texto (concatenación)
= < > <= >= <>
Comparación
Uso de paréntesis
Para cambiar el orden de evaluación, escriba entre paréntesis la parte de la fórmula que se calculará en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente fórmula da un resultado de 11 porque Excel calcula la multiplicación antes que la suma. La fórmula multiplica 2 por 3 y, a continuación, suma 5 al resultado.
=5+2*3
Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumará 5 y 2 y, a continuación, multiplica el resultado por 3, con lo que se obtiene 21.
=(5+2)*3
En el siguiente ejemplo, los paréntesis que rodean la primera parte de la fórmula indican a Excel que calcule B4+25 primero y después divida el resultado por la suma de los valores de las celdas D5, E5 y F5.
=(B4+25)/SUMA(D5:F5)
Constantes en las fórmulas
Una constante es un valor que no se calcula. Por ejemplo, la fecha 9-10-2008, el número 210 y el texto "Ganancias trimestrales" son constantes. Una expresión, o un valor obtenido como resultado de una expresión, no es una constante. Si utiliza valores constantes en la fórmula en vez de referencias a celdas (por ejemplo, =30+70+110), el resultado cambia sólo si modifica la fórmula.
Gráficos
Los gráficosson visualmente llamativos y facilitan a los usuarios las visualización de comparaciones, tramas y tendencias de los datos. Por ejemplo, en lugar de analizar varias columnas de números de la hoja de cálculo, puede ver en seguida si las ventas están disminuyendo o aumentando en trimestres sucesivos, o cómo se están comportando las ventas con respecto a las previsiones.
Crear gráficos
Puede crear un gráfico en su propia hoja o como objeto incrustado en una hoja de cálculo. Asimismo, puede publicarlo en una página Web. Para crear un gráfico, debe especificar primero sus datos en la hoja de cálculo. A continuación, seleccione los datos y utilice el Asistente para gráficos, que le guiará en el proceso de elegir el tipo de gráfico y sus distintas opciones, o bien utilice la barra de herramientas Gráfico para crear un gráfico básico al que podrá aplicar formato más adelante.
Datos de la hoja de cálculo
Estructura. La estructura de una funcióncomienza por el signo igual (=), seguido por el nombre de la función, un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por comas y un paréntesis de cierre.
Nombre de función. Para obtener una lista de funciones disponibles, haga clic en una celda y presione MAYÚS+F3.
Argumentos. Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices (matriz: utilizada para crear fórmulas sencillas que producen varios resultados o que funcionan en un grupode argumentos que se organizan en filas y columnas. Un rango de matriz comparte una fórmula común; una constante de matriz es un grupo de constantes utilizadas como un argumento.), valores de error como #N/A o referencias de celda (referencia de celda: conjunto de coordenadas que ocupa una celda en una hoja de cálculo. Por ejemplo, la referencia de la celda que aparece en la intersección de la columna B y la fila 3 es B3.). El argumento que se designe deberá generar un valorválido para el mismo. Los argumentos pueden ser también constantes (constante: valor que no ha sido calculado y que, por tanto, no varía. Por ejemplo, el número 210 y el texto " Ingresostrimestrales" son constantes. Las expresiones, o los valores resultantes de ellas, no son constantes.), fórmulas u otras funciones.
Información sobre herramientas de argumentos. Cuando se escribe la función, aparece una información sobre herramientas con su sintaxis y sus argumentos. Por ejemplo, escriba =REDONDEAR( y aparecerá la información. La información sobre herramientas sólo aparece para las funciones integradas.
Escribir fórmulas
Cuando cree una fórmula que contenga una función, el cuadro de diálogo Insertar función le ayudará a introducir las funciones de la hoja de cálculo. A medida que se introduzca una función en la fórmula, el cuadro de diálogo Insertar función irá mostrando el nombre de la función, cada uno de sus argumentos, una descripción de la función y de cada argumento, el resultado actual de la función y el resultado actual de toda la fórmula.
Funciones anidadas
En algunos casos, puede que deba utilizar una función como uno de los argumentos (argumento: valores que utiliza una función para llevar a cabo operaciones o cálculos. El tipo de argumento que utiliza una función es específico de esa función. Los argumentos más comunes que se utilizan en las funciones son números, texto, referencias de celda y nombres.) de otra función. Por ejemplo, la siguiente fórmula utiliza una función anidada PROMEDIO y compara el resultado con el valor 50.
Resultados válidos
Cuando se utiliza una función anidada como argumento, deberá devolver el mismo tipo de valor que el que utilice el argumento. Por ejemplo, si el argumento devuelve un valor VERDADERO o FALSO, la función anidada deberá devolver VERDADERO o FALSO. Si éste no es el caso, Microsoft Excel mostrará el valor de error #¡VALOR!
Límites del nivel de anidamiento
Una fórmula puede contener como máximo siete niveles de funciones anidadas. Si la Función B se utiliza como argumento de la Función A, la Función B es una función de segundo nivel. Por ejemplo, la función PROMEDIO y la función SUMA son ambas funciones de segundo nivel porque son argumentos de la función SI. Una función anidada dentro de la función PROMEDIO será una función de tercer nivel, etc.
Referencias en las fórmulas
Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica a Microsoft Excel en qué celdas debe buscar los valores o los datos que desea utilizar en una fórmula. En las referencias se puede utilizar datos de distintas partes de una hoja de cálculo en una fórmula, o bien utilizar el valor de una celda en varias fórmulas. También puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro y a otros libros. Las referencias a celdas de otros libros se denominan vínculos.
Estilo de referencia A1
De forma predeterminada, Microsoft Excelutiliza el estilo de referencia A1, que se refiere a columnas con letras (de A a IV, para un total de 256 columnas) y a las filas con números (del 1 al 65536). Estas letras y números se denominan títulos de fila y de columna. Para hacer referencia a una celda, escriba la letra de la columna seguida del número de fila. Por ejemplo, B2 hace referencia a la celda en la intersección de la columna B y la fila 2.
Para hacer referencia a
Utilice
La celda de la columna A y la fila 10
A10
El rango de celdas de la columna A y de las filas de la 10 a la 20.
A10:A20
El rango de celdas de la fila 15 y de las columnas B a E.
B15:E15
Todas las celdas de la fila 5
5:5
Todas las celdas de las filas 5 a 10.
5:10
Todas las celdas de la columna H
H:H
Todas las celdas desde la columna H hasta la J
H:J
El rango de celdas de las columnas A a E y de las filas 10 a 20.
A10:E20
Referencia a otra hoja de cálculo
En el siguiente ejemplo, la función de la hoja de cálculo PROMEDIO calcula el valor promedio del rango B1:B10 en la hoja de cálculo denominada Marketing del mismo libro.
Vínculo a otra hoja de cálculo en el mismo libro
Observe que el nombre de la hoja de cálculo y un signo de exclamación (!) preceden a la referencia de rango.
Diferencia entre referencias relativas y absolutas
Referencias relativas Una referencia relativa en una fórmula, como A1, se basa en la posición relativa de la celda que contiene la fórmula y de la celda a la que hace referencia. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia la referencia. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia se ajusta automáticamente. De forma predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas. Por ejemplo, si copia una referencia relativa de la celda B2 a la celda B3, se ajusta automáticamente de =A1 a =A2.
Fórmula copiada con referencia relativa
Referencias absolutas
Una referencia de celda absoluta en una fórmula, como $A$1, siempre hace referencia a una celda en una ubicación específica. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia absoluta no se ajusta. De forma predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas y es necesario cambiarlas a referencias absolutas. Por ejemplo, si copia una referencia absoluta de la celda B2 a la celda B3, permanece invariable en ambas celdas =$A$1.
Fórmula copiada con referencia absoluta
Referencias mixtas Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa, o una fila absoluta y una columna relativa. Una referencia de columna absoluta adopta la forma $A1, $B1, etc. Una referencia de fila absoluta adopta la forma A$1, B$1, etc. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia la referencia relativa y la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia relativa se ajusta automáticamente y la referencia absoluta no se ajusta. Por ejemplo, si se copia una referencia mixta de la celda A2 a B3, se ajusta de =A$1 a =B$1.
Fórmula copiada con referencia mixta
Estilo de referencia 3D
Si desea analizar los datos de la misma celda o del mismo rango de celdas en varias hojas de cálculo dentro de un libro, utilice una referencia 3D. Una referencia 3D incluye la referencia de celda o de rango, precedida de un rango de nombres de hoja de cálculo. Excel utilizará las hojas de cálculoalmacenadas entre los nombres inicial y final de la referencia. Por ejemplo, =SUMA(Hoja2:Hoja13!B5) agrega todos los valores contenidos en la celda B5 de todas las hojas de cálculo comprendidas entre la Hoja 2 y la Hoja 13, ambas incluidas.
Pueden utilizarse referencias 3D a las celdas de otras hojas para definir nombres y crear fórmulas mediante las siguientes funciones: SUMA, PROMEDIO, PROMEDIOA, CONTAR, CONTARA, MAX, MAXA, MIN, MINA, PRODUCTO, DESVEST, DESVESTA, DESVESTP, DESVESTPA, VAR, VARA, VARP y VARPA.
No pueden utilizarse referencias 3D en fórmulas matriciales (fórmula matricial: fórmula que lleva a cabo varios cálculos en uno o más conjuntos de valores y devuelve un único resultado o varios resultados. Las fórmulas matriciales se encierran entre llaves { } y se especifican presionando CTRL+MAYÚS+ENTRAR.).
No pueden utilizarse referencias 3D con el operador (operador: signo o símbolo que especifica el tipo de cálculo que se debe llevar a cabo en una expresión. Hay operadores matemáticos, comparativos, lógicos y referenciales.) de intersección (un solo espacio) o en fórmulas que utilicen una intersección implícita (intersección implícita: referencia a un rango de celdas, en lugar de una celda, que se calcula como una única celda. Si la celda C10 contiene la fórmula =B5:B15*5, Excel multiplica el valor de la celda B10 por 5 porque las celdas B10 y C10 están en la misma fila.).
Cómo cambian las referencias 3D cuando se mueven, copian, insertan o eliminan hojas de cálculo
En los ejemplos siguientes se explica lo que ocurre cuando se mueven, copian, insertan o eliminan hojas de cálculo que están incluidas en una referencia 3D. En los ejemplos se utiliza la fórmula =SUMA(Hoja2:Hoja6!A2:A5) para sumar las celdas A2 a A5 desde la hoja 2 hasta la hoja 6.
Insertar o copiar ; Si se insertan o se copian hojas entre la Hoja2 y la Hoja6 del libro (las extremas en este ejemplo), Microsoft Excel incluirá en los cálculos todos los valores en las celdas de la A2 a la A5 de las hojas que se hayan agregado.
Eliminar Si se eliminan las hojas que hay entre la Hoja2 y la Hoja6, Excel eliminará los valores del cálculo.
Mover Si se mueven hojas situadas entre la Hoja2 y la Hoja6 a una ubicación situada fuera del rango de hojas al que se hace referencia, Excel eliminará del cálculo sus valores.
Calcular un punto final Si se mueve la Hoja2 o la Hoja6 a otra ubicación en el mismo libro, Excel ajustará el cálculo para que integre el nuevo rango de hojas que exista entre ellas.
Eliminar un punto final Si se eliminan Hoja2 u Hoja6, Excel lo ajustará para que integre el nuevo rango de hojas que exista entre ellas.
Estilo de referencia L1C1
También puede utilizarse un estilo de referencia en el que se numeren tanto las filas como las columnas de la hoja de cálculo. El estilo de referencia L1C1 es útil para calcular las posiciones de fila y columna en macros (macro: acción o conjunto de acciones que se pueden utilizar para automatizar tareas. Las macros se graban en el lenguaje de programación Visual Basic para Aplicaciones.). En el estilo L1C1, Excel indica la ubicación de una celda con una "L" seguida de un número de fila y una "C" seguida de un número de columna.
Referencia
Significado
L[-2]C
Referencia relativa (referencia relativa: en una fórmula, dirección de una celda basada en la posición relativa de la celda que contiene la fórmula y la celda a la que se hace referencia. Si se copia la fórmula, la referencia se ajusta automáticamente. Una referencia relativa toma la forma A1.) a la celda situada dos filas hacia arriba, en la misma columna.
L[2]C[2]
Referencia relativa a la celda situada dos filas hacia abajo, dos columnas hacia la derecha.
L2C2
Referencia absoluta (referencia de celda absoluta: en una fórmula, dirección exacta de una celda, independientemente de la posición de la celda que contiene la fórmula. Una referencia de celda absoluta tiene la forma $A$1.) a la celda de la segunda fila en la segunda columna.
L[-1]
Referencia relativa a toda la fila situada sobre la celda activa
L
Referencia absoluta a la fila actual
Al grabar una macro, Excel registra algunos comandos utilizando el estilo de referencia L1C1. Por ejemplo, si se registra un comando como hacer clic en el botón Autosuma para insertar una fórmula que suma un rango de celdas, Excel registra la fórmula utilizando referencias del estilo L1C1 y no del estilo A1.
Para activar o desactivar el estilo de referencia L1C1
Elija Opciones en el menú Herramientas y, a continuación, haga clic en la ficha General .
En Configuración, active o desactive la casilla de verificación Estilo de referencia L1C1.
Nombres en las fórmulas
Puede utilizar los rótulos de las columnas y filas de una hoja de cálculo para hacer referencia a las celdas de esas columnas o filas. También puede crear nombres (nombre: palabra o cadena de caracteres que representa una celda, rango de celdas, fórmula o valor constante. Utilice nombres fáciles de entender, como Productos, para referirse a rangos difíciles de entender, como Ventas!C20:C30.) descriptivos para representar las celdas, los rangos de celdas, las fórmulas o los valores constantes (constante: valor que no ha sido calculado y que, por tanto, no varía. Por ejemplo, el número 210 y el texto "Ingresos trimestrales" son constantes. Las expresiones, o los valores resultantes de ellas, no son constantes.). Es posible utilizar rótulos en las fórmulas que hagan referencia a datos de la misma hoja de cálculo; si desea representar un rango en otra hoja, utilice un nombre.
Utilizar nombres definidos para representar celdas, constantes o fórmulas
Un nombre definido en una fórmula puede facilitar la comprensión del objetivo de la fórmula. Por ejemplo, la fórmula =SUMA(VentasPrimerTrimestre) puede ser más sencilla de identificar que =SUMA(C20:C30). Los nombres están disponibles en cualquier hoja de cálculo. Por ejemplo, si el nombre VentasProyectadas hace referencia al rango A20:A30 en la primera hoja del cálculo de un libro, puede utilizarse el nombre VentasProyectadas en cualquier hoja del mismo libro para hacer referencia al rango A20:A30 en la primera hoja de cálculo.
Los nombres también pueden utilizarse para representar fórmulas o valores que no cambien (constantes). Por ejemplo, puede utilizarse el nombre IVA para representar el importe del impuesto(como un porcentaje) aplicado a las transacciones de ventas.
También puede vincularlo a un nombre definido en otro libro, o definir un nombre que haga referencia a celdas de otro libro. Por ejemplo, la fórmula =SUMA(Ventas.xls!VentasProyectadas) hace referencia al rango con el nombre VentasProyectadas del libro denominado Ventas.
Nota De forma predeterminada, en los nombres se utilizan referencias absolutas de celda (referencia de celda absoluta: en una fórmula, dirección exacta de una celda, independientemente de la posición de la celda que contiene la fórmula. Una referencia de celda absoluta tiene la forma $A$1.).
Directrices para los nombres
Caracteres permitidos El primer carácter de un nombre deberá ser una letra o un carácter de subrayado. Los demás caracteres del nombre pueden ser letras, números, puntos y caracteres de subrayado.
Nombres iguales que referencias Los nombres no pueden ser iguales que una referencia de celda, como Z$100 o L1C1.
Usar varias palabras Se pueden usar varias palabras pero no se permiten espacios. Pueden utilizarse caracteres de subrayado y puntos como separadores de palabras; por ejemplo, Impuesto_Ventas o Primer.Trimestre.
Número de caracteres permitido Un nombre puede contener 255 caracteres como máximo.
Nota Si un nombre definido para un rango contiene más de 253 caracteres, no podrá seleccionarlo en el cuadro Nombre.
Distinción entre mayúsculas y minúsculas Los nombres pueden contener letras mayúsculas y minúsculas. Microsoft Excel no distingue entre mayúsculas y minúsculas en los nombres. Por ejemplo, si se ha creado el nombre Ventas y, se crea otro denominado VENTAS en el mismo libro, el segundo nombre reemplazará al primero.
Utilizar rótulos de filas y columnas existentes como nombres
Cuando se crea una fórmula que hace referencia a datos en una hoja de cálculo, se pueden utilizar los rótulos de fila y de columna de la hoja para hacer referencia a datos. Por ejemplo, para calcular el valor total de la columna Producto, utilice la fórmula =SUMA(Producto).
Utilizar un rótuloSi tiene que hacer referencia a la cantidad de Producto 3 correspondiente a la división Este (es decir, al valor 110,00), puede utilizar la fórmula =Producto 3 Este. El espacio que hay en la fórmula "Producto 3" y "Este" es el operador (operador: signo o símbolo que especifica el tipo de cálculo que se debe llevar a cabo en una expresión. Hay operadores matemáticos, comparativos, lógicos y referenciales.) de intersección. Este operador designa que Microsoft Excel debe buscar y devolver el valor de la celda en la intersección de la fila que tiene el rótulo Este y la columna que tiene el rótulo
Producto 3.
Nota De manera predeterminada, Excel no reconoce los rótulos de las fórmulas. Para utilizar rótulos en las fórmulas, haga clic en el comando Opciones del menú Herramientas y, a continuación, en la ficha Calcular. En Opciones del libro, active la casilla de verificación Aceptar rótulos en las fórmulas.
Rótulos apilados Si utiliza rótulos para las columnas y filas en la hoja de cálculo, pueden utilizarlos para crear fórmulas que hagan referencia a los datos de la hoja de cálculo. Si la hoja de cálculo contiene rótulos de columna apilados (un rótulo en una celda va seguido de uno o más rótulos por debajo de él), pueden utilizarse en las fórmulas para hacer referencia a los datos de la hoja de cálculo. Por ejemplo, si el rótulo Oeste está en la celda E5 y el rótulo Previstas está en la celda E6, la fórmula =SUMA(Oeste Previstas) devolverá el valor total de la columna Oeste Previstas.
Orden de los rótulos apilados Si se hace referencia a la información mediante el uso de rótulos apilados, la referencia se hará en el orden en que aparezcan los rótulos, de arriba a abajo. Si el rótulo Oeste está en la celda F5 y el rótulo Real está en la celda F6, puede hacer referencia a los números reales de Oeste mediante el uso de Oeste Real en una fórmula. Por ejemplo, para calcular el promedio de las cifras reales de Oeste, utilice la fórmula =PROMEDIO(Oeste Real).
Utilizar fechas como rótulos Si se asigna un rótulo a un rango mediante el cuadro de diálogo Rango de rótulos y el rango contiene un año o una fecha como un rótulo, Excel definirá la fecha como un rótulo encerrándolo entre comillas sencillas cuando se escriba en una fórmula. Por ejemplo, supongamos que la hoja de cálculo contiene los rótulos 2007 y 2008 y que éstos se han especificado mediante el cuadro de diálogo Rango de rótulos. Cuando escriba la fórmula =SUMA(2008), Excel actualizará automáticamente la fórmula a =SUMA('2008').
Operadores de cálculo en las fórmulas
Los operadores especifican el tipo de cálculo que se desea realizar con los elementos de una fórmula. Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores de cálculo: aritmético, comparación, texto y referencia.
Tipos de operadores
Operadores aritméticos Para ejecutar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta o multiplicación, combinar números y generar resultados numéricos, utilice los siguientes operadores aritméticos.
Operador aritmético
Significado (Ejemplo)
+ (signo más)
Suma (3+3)
- (signo menos)
Resta (3-1)
Negación (-1)
* (asterisco)
Multiplicación (3*3)
/ (barra oblicua)
División (3/3)
% (signo de porcentaje)
Porcentaje (20%)
^ (acento circunflejo)
Exponenciación (3^2)
Operadores de comparación Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores, el resultado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO.
Operador de comparación
Significado (Ejemplo)
= (signo igual)
Igual a (A1=B1)
>(signo mayor que)
Mayor que (A1>B1)
<(signo menor que) Menor que (A1
Igual o mayor que (A1>=B1)
<= (signo igual o menor que) Igual o menor que (A1<=B1) <>(signo distinto de)
Distinto de (A1<>B1)
Operador de concatenación de texto Utilice el signo (&) para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto.
Operador de texto
Significado (Ejemplo)
& ("y" comercial)
Conecta o concatena dos valores para generar un valor de texto continuo ("Viento"&"norte")
Operadores de referencia Combinan rangos de celdas para los cálculos con los siguientes operadores.
Operador de referencia
Significado (Ejemplo)
: (dos puntos)
Operador de rango que genera una referencia a todas las celdas entre dos referencias, éstas incluidas (B5:B15)
, (coma)
Operador de unión que combina varias referencias en una sola (SUMA(B5:B15,D5:D15))
(espacio)
Operador de intersección que genera una referencia a celdas comunes a las dos referencias (B7:D7 C6:C8)
Orden en que Excel ejecuta las operaciones en las fórmulas
Las fórmulas calculan los valores en un orden específico. Las fórmulas de Excel siempre comienzan por un signo igual (=). El signo igual indica a Excel que los caracteres siguientes constituyen una fórmula. Detrás del signo igual están los elementos que se van a calcular (los operandos), separados por operadores de cálculo. Excel calcula la fórmula de izquierda a derecha, según el orden específico de cada operador de la fórmula.
Precedencia de los operadores
Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el orden que se indica en la tabla a continuación. Si una fórmula contiene operadores con la misma precedencia (por ejemplo, si una fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de división), Excel evaluará los operadores de izquierda a derecha.
Operador
Descripción
: (dos puntos)
(un solo espacio)
, (coma)
Operadores de referencia
-
Negación (como en -1)
%
Porcentaje
^
Exponenciación
* y /
Multiplicación y división
+ y -
Suma y resta
&
Conecta dos cadenas de texto (concatenación)
= < > <= >= <>
Comparación
Uso de paréntesis
Para cambiar el orden de evaluación, escriba entre paréntesis la parte de la fórmula que se calculará en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente fórmula da un resultado de 11 porque Excel calcula la multiplicación antes que la suma. La fórmula multiplica 2 por 3 y, a continuación, suma 5 al resultado.
=5+2*3
Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumará 5 y 2 y, a continuación, multiplica el resultado por 3, con lo que se obtiene 21.
=(5+2)*3
En el siguiente ejemplo, los paréntesis que rodean la primera parte de la fórmula indican a Excel que calcule B4+25 primero y después divida el resultado por la suma de los valores de las celdas D5, E5 y F5.
=(B4+25)/SUMA(D5:F5)
Constantes en las fórmulas
Una constante es un valor que no se calcula. Por ejemplo, la fecha 9-10-2008, el número 210 y el texto "Ganancias trimestrales" son constantes. Una expresión, o un valor obtenido como resultado de una expresión, no es una constante. Si utiliza valores constantes en la fórmula en vez de referencias a celdas (por ejemplo, =30+70+110), el resultado cambia sólo si modifica la fórmula.
Gráficos
Los gráficosson visualmente llamativos y facilitan a los usuarios las visualización de comparaciones, tramas y tendencias de los datos. Por ejemplo, en lugar de analizar varias columnas de números de la hoja de cálculo, puede ver en seguida si las ventas están disminuyendo o aumentando en trimestres sucesivos, o cómo se están comportando las ventas con respecto a las previsiones.
Crear gráficos
Puede crear un gráfico en su propia hoja o como objeto incrustado en una hoja de cálculo. Asimismo, puede publicarlo en una página Web. Para crear un gráfico, debe especificar primero sus datos en la hoja de cálculo. A continuación, seleccione los datos y utilice el Asistente para gráficos, que le guiará en el proceso de elegir el tipo de gráfico y sus distintas opciones, o bien utilice la barra de herramientas Gráfico para crear un gráfico básico al que podrá aplicar formato más adelante.
Datos de la hoja de cálculo
TEMA LIBRE COMPAÑEROS CONTADORES
NOVEDADES
Suspenden importaciones de porcinos vivos y de material genético porcino procedentes de Aquitania, Francia
Mediante la Resolución 3190 del 2010, el Instituto Colombiano Agropecuario suspendió el ingreso a Colombia de porcinos vivos y de material genético porcino procedentes de Aquitania, Francia, por presencia de la enfermedad de Aujeszky.
Instituto Colombiano Agropecuario, Resolución 3190, 4/10/2010
Ver texto
Adoptan medidas de manejo y control ambiental para babilla
El Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial, a través de la Resolución 1740 del 2010, adoptó medidas de manejo y control ambiental para la especie babilla (caimán crocodilus fuscus) y la subespecie caimán crocodilus crocodilus.
Ministerio de Ambiente Vivienda y Desarrollo Territorial, Resolución 1740, 9/9/2010
Ver texto
La DIAN permite presentación de la DAV en medio magnético
La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales permitió a los usuarios aduaneros permanentes y a los usuarios altamente exportadores, calificados como grandes contribuyentes, diligenciar y presentar la declaración andina del valor en medio magnético.
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, Circular 30, 30/8/2010
Ver texto
Cordial saludo,
Legis Colombia
Suspenden importaciones de porcinos vivos y de material genético porcino procedentes de Aquitania, Francia
Mediante la Resolución 3190 del 2010, el Instituto Colombiano Agropecuario suspendió el ingreso a Colombia de porcinos vivos y de material genético porcino procedentes de Aquitania, Francia, por presencia de la enfermedad de Aujeszky.
Instituto Colombiano Agropecuario, Resolución 3190, 4/10/2010
Ver texto
Adoptan medidas de manejo y control ambiental para babilla
El Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial, a través de la Resolución 1740 del 2010, adoptó medidas de manejo y control ambiental para la especie babilla (caimán crocodilus fuscus) y la subespecie caimán crocodilus crocodilus.
Ministerio de Ambiente Vivienda y Desarrollo Territorial, Resolución 1740, 9/9/2010
Ver texto
La DIAN permite presentación de la DAV en medio magnético
La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales permitió a los usuarios aduaneros permanentes y a los usuarios altamente exportadores, calificados como grandes contribuyentes, diligenciar y presentar la declaración andina del valor en medio magnético.
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, Circular 30, 30/8/2010
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Cordial saludo,
Legis Colombia
TEMA LIBRE PARA MIS CONTADORES
Ley 1314 de 2009
PROCESO DE CONVERGENCIA
HACIA ESTÁNDARES CONTABLES INTERNACIONALES
La Ley 1314 de 2009 establece que el Estado colombiano se dirigirá hacia la convergencia de normas de contabilidad con estándares de aceptación mundial, lo cual será aplicable a todas las personas naturales y jurídicas obligadas a llevar contabilidad, pero, dependiendo del tamaño, organización jurídica o situaciones socio-económicas, el Gobierno autorizará contabilidades simplificadas.
Dichas normas serán expedidas conjuntamente por los Ministerios de Hacienda y de Comercio, Industria y Turismo, bajo la dirección del Presidente de la República y con respeto a las facultades regulatorias en materia de contabilidad pública a cargo de la Contaduría General de la Nación. El fundamento para la expedición de dichas normas será la propuesta que presente el Consejo Técnico de la Contaduría Pública, como organismo de normalización técnica.
En lo corrido de 2010 se han emitido diferentes normas derivadas de la expedición de la ley en cuestión, de las cuales destacamos las siguientes:
Decreto 691 marzo 4 de 2010, por el cual se modifica la conformación del Consejo Técnico de la Contaduría Pública y se dictan otras disposiciones. La norma establece que este Consejo será el organismo permanente de normalización técnica en materia contable, el cual estará adscrito al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, y estará conformado por cuatro miembros, tres de los cuales deben ser contadores y el cuarto miembro designado por el Presidente de la República. El periodo de los miembros será de cuatro años.
Decreto 1955 mayo 31 de 2010, por el cual se modifica parcialmente la estructura de la Junta Central de Contadores y se dictan otras disposiciones. La norma establece que la Junta Central será una Unidad Administrativa Especial con personería jurídica, adscrita al Mincomercio, y que será el tribunal disciplinario y el órgano de registro de la profesión contable.
Decreto 2121 15 junio 2010, por el cual se designa al Dr. Luis Alonso Colmenares Rodríguez como Presidente del Consejo Técnico de la Contaduría Pública.
La instancia operativa dentro de este proceso es el Consejo Técnico de la Contaduría Pública, siendo el encargado de proponer para expedición, a los Ministerios de Hacienda y Crédito Público y de Comercio, Industria y Turismo, principios, normas, interpretaciones y guías de contabilidad e información financiera y de aseguramiento de la información.
En cumplimiento de lo establecido en la Ley 1314 de 2009, el Consejo Técnico de la Contaduría Pública presentó el 30 de junio de 2010 el primer Plan de trabajo al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo para su divulgación. Este plan contiene las líneas generales sobre las cuales trabajará dicho organismo así:
1. Organización y funcionamiento administrativo del Consejo Técnico de la Contaduría Pública. Incluye la modificación del reglamento interno, planta de personal, infraestructura física, plataforma tecnológica, comunicaciones, presupuesto.
2. Convergencia normativa con estándares internacionales. Establecimiento de comités técnicos ad-honorem y expertos para definir el ámbito de aplicación de las normas, estudio de normas y documentos, implementación de normas, acciones de diagnóstico con los entes de supervisión y diseño de los procedimientos para la presentación de los proyectos.
3. Difusión de las normas contables, de información financiera y de aseguramiento de la información. Elaboración de un plan de comunicaciones, diseño de seminarios, participación en eventos, publicación de artículos y boletines.
4. Capacitación. Promoción, en las entidades educativas, de las normas y sus avances, y promoción del diseño de planes de educación continuada relacionados con la materia.
La Confederación de Cooperativas de Colombia, acompañada de su Comité Contable y Financiero, estará pendiente de los avances de este proceso, con el fin de que las normas en materia contable, de información financiera y de aseguramiento de información, no afecten la naturaleza y el normal ejercicio de las cooperativas.
Invitamos a los cooperativistas a compartir sus opiniones sobre este tema, escribiéndonos al correo electrónico jhleal@confecoop.coop con el asunto “PROCESO DE NIIF EN COLOMBIA”, para considerarlas en los análisis que adelantará el gremio.
Anexos:
Decreto 691 de 2010
Decreto 1955 de 2010
Decreto 2121 de 2010
Plan de Trabajo del Consejo Técnico de la Contaduría Pública
www.portalcooperativo.coopcomunicaciones@confecoop.coop
PROCESO DE CONVERGENCIA
HACIA ESTÁNDARES CONTABLES INTERNACIONALES
La Ley 1314 de 2009 establece que el Estado colombiano se dirigirá hacia la convergencia de normas de contabilidad con estándares de aceptación mundial, lo cual será aplicable a todas las personas naturales y jurídicas obligadas a llevar contabilidad, pero, dependiendo del tamaño, organización jurídica o situaciones socio-económicas, el Gobierno autorizará contabilidades simplificadas.
Dichas normas serán expedidas conjuntamente por los Ministerios de Hacienda y de Comercio, Industria y Turismo, bajo la dirección del Presidente de la República y con respeto a las facultades regulatorias en materia de contabilidad pública a cargo de la Contaduría General de la Nación. El fundamento para la expedición de dichas normas será la propuesta que presente el Consejo Técnico de la Contaduría Pública, como organismo de normalización técnica.
En lo corrido de 2010 se han emitido diferentes normas derivadas de la expedición de la ley en cuestión, de las cuales destacamos las siguientes:
Decreto 691 marzo 4 de 2010, por el cual se modifica la conformación del Consejo Técnico de la Contaduría Pública y se dictan otras disposiciones. La norma establece que este Consejo será el organismo permanente de normalización técnica en materia contable, el cual estará adscrito al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, y estará conformado por cuatro miembros, tres de los cuales deben ser contadores y el cuarto miembro designado por el Presidente de la República. El periodo de los miembros será de cuatro años.
Decreto 1955 mayo 31 de 2010, por el cual se modifica parcialmente la estructura de la Junta Central de Contadores y se dictan otras disposiciones. La norma establece que la Junta Central será una Unidad Administrativa Especial con personería jurídica, adscrita al Mincomercio, y que será el tribunal disciplinario y el órgano de registro de la profesión contable.
Decreto 2121 15 junio 2010, por el cual se designa al Dr. Luis Alonso Colmenares Rodríguez como Presidente del Consejo Técnico de la Contaduría Pública.
La instancia operativa dentro de este proceso es el Consejo Técnico de la Contaduría Pública, siendo el encargado de proponer para expedición, a los Ministerios de Hacienda y Crédito Público y de Comercio, Industria y Turismo, principios, normas, interpretaciones y guías de contabilidad e información financiera y de aseguramiento de la información.
En cumplimiento de lo establecido en la Ley 1314 de 2009, el Consejo Técnico de la Contaduría Pública presentó el 30 de junio de 2010 el primer Plan de trabajo al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo para su divulgación. Este plan contiene las líneas generales sobre las cuales trabajará dicho organismo así:
1. Organización y funcionamiento administrativo del Consejo Técnico de la Contaduría Pública. Incluye la modificación del reglamento interno, planta de personal, infraestructura física, plataforma tecnológica, comunicaciones, presupuesto.
2. Convergencia normativa con estándares internacionales. Establecimiento de comités técnicos ad-honorem y expertos para definir el ámbito de aplicación de las normas, estudio de normas y documentos, implementación de normas, acciones de diagnóstico con los entes de supervisión y diseño de los procedimientos para la presentación de los proyectos.
3. Difusión de las normas contables, de información financiera y de aseguramiento de la información. Elaboración de un plan de comunicaciones, diseño de seminarios, participación en eventos, publicación de artículos y boletines.
4. Capacitación. Promoción, en las entidades educativas, de las normas y sus avances, y promoción del diseño de planes de educación continuada relacionados con la materia.
La Confederación de Cooperativas de Colombia, acompañada de su Comité Contable y Financiero, estará pendiente de los avances de este proceso, con el fin de que las normas en materia contable, de información financiera y de aseguramiento de información, no afecten la naturaleza y el normal ejercicio de las cooperativas.
Invitamos a los cooperativistas a compartir sus opiniones sobre este tema, escribiéndonos al correo electrónico jhleal@confecoop.coop con el asunto “PROCESO DE NIIF EN COLOMBIA”, para considerarlas en los análisis que adelantará el gremio.
Anexos:
Decreto 691 de 2010
Decreto 1955 de 2010
Decreto 2121 de 2010
Plan de Trabajo del Consejo Técnico de la Contaduría Pública
www.portalcooperativo.coopcomunicaciones@confecoop.coop
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